Автоматизация работы и организация учёта в сервисном центре

28.09.2023 Время прочтения: 5 минут

О клиенте

Сервисный центр «BitMax» специализируется на продаже, диагностике и ремонте майнингового оборудования. Компания открылась чуть более полугода назад, и у сервисного центра не было конкретного понимания, как начать вести учёт и бизнес-процессы, но была чёткая потребность в этом. Именно с таким запросом к нам обратилось руководство организации «BitMax».

Специалисты «Форус» обсудили текущие бизнес-процессы с руководством и сотрудниками сервисного центра, выявили проблемы и задачи, которые нужно решить для повышения эффективности бизнеса.

Как строилась схема работы и какие проблемы испытывал сервисный центр до обращения в «Форус»

Ремонт майнинговых машинок — новая сфера бизнеса, которая стала популярной не так давно, поэтому еще не сформировано чёткой схемы для ведения учёта и организации работы данной деятельности. В «BitMax» отсутствовала налаженная схема, также не было связки бизнес-процессов — продажи, приёмки и отгрузки товара, передачи на комиссию.

Сотрудники при приёмке каждый раз вручную вписывали многозначные номера машинок, из-за чего часто допускали ошибки и искали машинку дольше обычного. Более того, сервисному центру необходимо вести и хранить историю клиента о том, какая машинка ему принадлежит, где она находится, какие работы были проведены и какие гарантии действуют на эти работы.

Помимо всего прочего, офисы «BitMax» находятся в разных частях города, и их сложно контролировать. Для руководителя была непрозрачной работа центров — какая выручка, сколько заказов, для контроля нужно было приезжать на каждую точку, но такой возможности не было.

Какие задачи было необходимо решить

1. Принятие оборудования/партии оборудования в ремонт и возврат из ремонта
2. Прием оплаты от клиентов
3. Предоставление гарантии на работы (бесплатный ремонт для клиента)
4. Учёт оборудования для быстрого поиска информации
5. История ремонта
6. Печать этикеток на принятое оборудование
7. Возможность контроля за бизнес-процессами с любого устройства в любом месте

Поиск решения

В принятии решения по выбору программного продукта руководство компании обращало внимание на следующие критерии:

1. Размещение базы 1С в облачном сервисе
2. Соответствие законодательству
3. Количество сотрудников и рабочих мест

Для автоматизации специалистами «Форус» была предложена программа 1С:Управление нашей фирмой(УНФ) в сервисе 1С:FRESH с применением доработанных расширений.

Внедрение программы

Работа проводилась в 2 этапа:

На первом этапе настроили интерфейс и функционал типовой 1С:УНФ в соответствии со спецификой бизнес-процессов сервисного центра, помогли в подключении необходимого оборудования, предоставили инструкции по работе в программе, а также провели обучение сотрудников и настроили для них рабочие места.

На втором этапе наши специалисты провели тщательный анализ функциональных разрывов программы и доработали расширения с учётом размещения базы в облачном сервисе. Помимо этого, под специфику сферы для серийного учёта машинок были разработаны индивидуальные отчёты.

Каких результатов достигли сервисные центры «BitMax»

В результате работы «Форус» оптимизировал организацию приема оборудования в ремонт и его выдачи. Был отрегулирован процесс приема партий оборудования и его частичная выдача из партии.

Теперь сотрудники оперативно работают с клиентами: заполняют информацию в базе, видят историю ремонта по серийному номеру майнинговой машинки в документе приема в ремонт, предоставляют гарантию на ремонтные работы.

Также была проведена автоматизация маркировки оборудования:

1. Штрихкодирование печатных форм по ремонту;
2. Печать этикеток из документа «Прием в ремонт» для принимаемого оборудования.

Таким образом, каждый сотрудник «BitMax» знает свою зону ответственности и порядок действия при работе, а руководитель контролирует работу сотрудников, нагрузку центров, количество клиентов и выручку прямо со смартфона.

Автоматизируем процессы вашей компании!

Оставьте заявку, чтобы начать работу с нами.

Оставить заявку