Раньше организация доставки в компании «Сервис-Партнёр» была завязана на ручных операциях: сотрудники обрабатывали сотни документов, сталкивались замедлением логистики и угрозой штрафов за срыв сроков. Внедрение «1С:Управление нашей фирмой» помогло ускорить работу и оформление всех документов.
«Сервис-Партнёр» – перевозчик технических средств передвижения и медицинского оборудования, который работает с Социальным фондом России, медучреждениями и бюджетными организациями. Компания обеспечивает доставку не только в города, но и в самые удалённые сёла Иркутской области и Бурятии. Планирует развитие направления в Красноярском крае и Новосибирской области.
Основные контракты – это тендеры и договоры на поставку оборудования. Компания оказывает услуги в двух форматах:
В обоих случаях важна правильная обработка маршрутов и документации, а также контроль каждой доставки. Без этого невозможно выполнять обязательства без просрочек и штрафов.
В одном тендере может быть от 200 до 700 позиций, которые нужно доставить за 2-3 месяца. Реестры с сотнями получателей приходят в компанию в формате Excel: ФИО, адрес, вид оборудования, детали. Любое ручное изменение в таблице – риск сбоя или ошибки.
Доставка осуществляется водителями, транспортными компаниями и курьерами. Менеджерам нужно грамотно распределить объёмы, сформировать маршрутные листы, акты передачи, учесть возвраты, если они есть, и сделать повторные доставки. По завершению контракта необходимо подготовить и сдать отчёт о выполнении. И раньше всю эту работу команда делала вручную.
До автоматизации только подготовка актов занимала 4 рабочих дня: два сотрудника вручную копировали данные из Excel в шаблоны документов, ещё два дня логист формировал маршруты, группируя адреса.
«Объёмы стали расти, мы не всегда успевали подготовить и выдать водителям документы вовремя и, соответственно, осуществить доставку. Срывались сроки, мы получали пени за просрочку», – объясняет Наталия Крутова, финансовый директор.
Ключевые проблемы:
Главная задача – выстроить единый, понятный и контролируемый процесс доставки без ручной обработки данных в Excel.
«Чтобы продолжать расти, мы решили пересобрать бизнес-процессы и навести порядок в логистике», – отмечает Наталия.
Компания начала автоматизацию в «1С:Управление нашей фирмой» (1С:УНФ). Программа уже работала в розничной части бизнеса, была понятна сотрудникам и поддерживала учёт производства.
Стандартные функции позволяли формировать заказы и отгрузочные документы, но не решали сложности в маршрутизации поставок. Тогда команда «Форус» реализовала уникальную доработку «Логистика» в 1С. Она объединила загрузку реестров, контроль доставки, формирование маршрутов и актов, перевела всю работу с логистикой в одну систему.
Вся работа теперь строится вокруг двух документов «Реестр получателей» и «Маршрутный лист».
Теперь менеджер загружает Excel-файл со списком получателей от поставщика в 1С:УНФ, и программа автоматически распределяет данные в «Реестре» по настроенным полям: номер, адрес, ФИО, статус, вид оборудования и др.
«Реестр получателей» стал окном управления всеми доставками, он формирует удобное рабочее поле и позволяет:
Доставку можно контролировать по каждому этапу, фильтровать список и отслеживать выполнение как по району, так и по всей области. А чтобы создать маршрутный лист нужно лишь нажать пару кнопок, и система автоматически подставит данные о получателях.
Никакой ручной рутины, сотни строк и документов обрабатываются в одном окне, данные подставляются без копирования, все получатели уже загружены внутри единой системы.
В 1С:УНФ можно быстро посмотреть общий срез по доставкам с помощью статусов:
Отчёт по статусам можно изучить подробнее: список получателей, детали доставки и акты передачи.
Хотите избавиться от рутины? Поможем ускорить работу и исключить ошибки
Оставьте заявку, и мы подберём оптимальное решение под ваши задачи.
На базе «Реестра» в пару кликов формируются маршрутные листы: автоматически заполняются все адреса и контакты. Документы легко редактировать до момента сборки заказов – добавить или убрать получателя в существующий маршрут.
Когда рейс завершён логист отмечает нужный статус сразу группе получателей: выполнено, ещё в доставке, не доставлено, порча/недостача. Недоставленные позиции система возвращает обратно в «Реестр», чтобы можно было запустить повторную отправку. А данные о возврате попадают в сводный отчёт. Всё прозрачно и синхронизировано.
Программа автоматически формирует полный пакет документов: «Требование на склад», «Маршрутный лист», «Акты приёма-передачи», в том числе для маркированной продукции. Данные заполняются автоматически, подпись подставляется по шаблону.
Программа помогает быстро сформировать отчёт о доставках с учётом роли, подставляет реквизиты и статусы. Вся сводная информация по операциям наглядна и готова для отправки.
«Ощущение, что мы перескочили сразу на десятилетия вперёд: всё автоматизировано, поиск данных упростился, статус исполнения контракта виден всем сразу», – делится Наталия.
Разработка собственной подсистемы «Логистики» в 1С:УНФ помогла команде «Сервис-Партнёр» выйти на новый уровень управления:
«Перестройка прошла быстро, команда обучилась работе в 1С за пару дней. В результате мы смотрим на бизнес и больше времени уделяем развитию, а не рутине», – дополняет Наталия, финансовый директор компании.
Впереди переход на автоматическую маркировку оборудования, прямой обмен данными с электронными торговыми площадками, расширение функционала через блок «Производство» и внедрение инструментов анализа для контроля финансов и тендеров.
Компания не просто оптимизировала логистику, а создала прочный фундамент для роста, масштабирования и развития новых направлений бизнеса.
Если вы хотите избавиться от рутинных задач или перейти в 1С с другой системы – оставьте заявку, и мы подберём оптимальное решение под ваши задачи.
Подпишитесь на рассылку: новости, акции, мероприятия и полезная информация. Подробнее о наших рассылках
Нажимая кнопку "Подписаться", вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Этот сайт использует cookie для хранения данных. Продолжая использовать сайт, Вы соглашаетесь с Политикой обработки персональных данных.
Принимаю
