Как Правительство Камчатского края внедрило единую облачную бухгалтерскую систему и сократило расходы в 2 раза

Ситуация до внедрения

Перед Централизованной бухгалтерией стояла непростая задача: объединить разрозненные локальные системы в единый и удобный рабочий инструмент.  Решение этой задачи было необходимо, чтобы обеспечить прозрачность, оперативность и точность учёта, а также соответствовать всем требованиям по электронному обмену бухгалтерскими документами. Классические варианты с собственной инфраструктурой оказались слишком дорогими и сложными в поддержке.

Нужна была масштабируемая и надёжная платформа на базе 1С, которая бы учитывала особенности работы разных министерств Камчатского края и помогала им эффективно взаимодействовать между собой.

Особое внимание уделялось безопасности. Решение должно было строго соответствовать законодательным нормам РФ и поддерживать квалифицированные электронные подписи для обмена документами с ведомствами. Высокая надёжность и техническая поддержка системы стали обязательными условиями. Поэтому выбрали современное, готовое решение, которое можно аттестовать как государственную информационную систему.

Проблема клиента

Централизованная бухгалтерия столкнулась с несколькими проблемами. Не было единой системы для ведения бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности по всему региону. Учреждения работали на разных локальных платформах, из-за чего обмен первичными бухгалтерскими документами в электронном виде с использованием квалифицированных электронных подписей проходил с большими трудностями.

Также не существовало внутреннего электронного документооборота и единой методологии учёта, которая могла бы охватить все подведомственные учреждения. Это серьёзно затрудняло сбор аналитических данных и формирование оперативных отчётов. Руководство региона имело доступ лишь к частичным сведениям – примерно к 50–60% информации, что снижало качество и скорость управленческих решений. 

Классический вариант создания собственной инфраструктуры для единой системы оказался слишком дорогим и сложным в обслуживании. Кроме того, дефицит квалифицированных кадров и сопротивление пользователей, которые привыкли к старым системам, усугубляли ситуацию.

Решение

Для решения задач Камчатского края выбрали и внедрили облачную платформу Аттестованный 1С:Фреш –  готового, проверенного и аттестованного как государственная информационная система продукта. Этот выбор был обусловлен не только экономической эффективностью – затраты на внедрение и сопровождение облачного решения оказались в 2-2,5 раза ниже по сравнению с классическим собственным серверным решением.

Проект включал:

• запуск единой централизованной системы учёта финансово-хозяйственной деятельности для всех подведомственных учреждений;
• автоматизацию электронного документооборота с применением квалифицированных цифровых подписей;
• стандартизацию и унификация справочников должностей, начислений и удержаний;
• переход с устаревших систем, таких как Веснин (местное ПО, разработанное в регионе), на платформу 1С;
• обучение пользователей и поддержка на всех этапах внедрения.

Мы сделали акцент на информационной безопасности, так как для клиента это было особенно важно – в государственных организациях строго следят за соблюдением правил в этой области. Обслуживание всей инфраструктуры полностью взяла на себя платформа 1С, что существенно снизило финансовую нагрузку на региональные ресурсы. Также мы внедрили 1С:ОЦО ЦБ (Общий центр обслуживания.Централизованная бухгалтерия), благодаря чему удалось провести централизацию внутреннего электронного документооборота. Кроме того, мы внедрили справочники НСИ, которые помогли унифицировать все наименования должностей, начисления, удержания и т. д. Благодаря этому Централизованная бухгалтерия получила базу, с которой можно работать существенно быстрее и качественнее.

Клиент работал на программном обеспечении «Веснин Софт», которое использовалось для автоматизации заработной платы и кадровых вопросов. Поскольку данная программа имела ряд специфических характеристик, то классические способы миграции данных в 1С не подходили, поэтому вместе с клиентом мы приняли решение о полу-ручном переносе необходимых данных. Такой выбор миграции данных стал не самым быстрым и простым, но в данном случае он позволял перенести все необходимые данные без их потери, что было намного важнее, чем скорость миграции. 

Ключевые результаты

После внедрения облачного решения Аттестованный 1С:Фреш Централизованная бухгалтерия Камчатского края получила единую систему бухгалтерского учёта, которая полностью соответствует требованиям информационной безопасности и аттестована как государственная информационная система.

Теперь централизованный учёт финансово-хозяйственной деятельности позволяет руководителям получать объективную информацию о текущих процессах в каждой организации и регионе в целом. 

Кроме того, внедрение обеспечило значительную экономию – решение обошлось в 2–2,5 раза дешевле, чем классическая серверная инфраструктура. Проект продолжается – в планах постепенный переход новых учреждений на единую систему согласно утверждённой дорожной карте.

Хотя переход сопровождался некоторыми трудностями с адаптацией и сопротивлением пользователей, платформа помогла стандартизировать учёт и вывести финансовый контроль региона на качественно новый уровень.

Для поддержки пользователей мы организовали единый канал обращений через личный кабинет Форус, а также оперативный чат в Телеграмм – для обсуждения важных вопросов по работе системы. Также проводятся регулярные совещания по текущему статусу развития системы, обсуждения дорожной карты перехода остальных учреждений региона в Аттестованное облако.

Заключение

Проект единой бухгалтерской системы для Правительства Камчатского края показал, насколько важен комплексный и эффективный подход к цифровизации регионального учёта. Внедрение Аттестованный 1С:Фреш устранило ключевые проблемы с разрозненностью данных, улучшило процесс принятия решений и снизило расходы на ИТ-инфраструктуру.

Этот кейс демонстрирует, что грамотно выбранное облачное решение может стать надёжной базой для реализации задач цифровизации и централизации на государственном уровне.

Если хотите повысить эффективность и прозрачность учёта в своей организации, воспользуйтесь нашими услугами. Закажите персональную консультацию или посетите наш сайт, чтобы узнать больше о наших решениях и добиться сходных результатов.