КЭДО для 30 госучреждений за 3 месяца в закрытом контуре

Задача и причина

Задача:

В 2022 году губернатор Оренбургской области Денис Паслер инициировал создание Единой централизованной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью региона (ЕСЦУ ФХД). В систему вошли десятки органов исполнительной власти и подведомственных учреждений.

Появление новой системы обнаружило узкое место: кадровый документооборот в регионе оставался бумажным и децентрализованным – и это создавало юридическую уязвимость. Задача формулировалась жёстко: внедрить юридически значимый кадровый электронный документооборот (КЭДО), не нарушив периметр безопасности региональной инфраструктуры и не создав дополнительной нагрузки на IT-службы учреждений.

Причина:

Каждое учреждение вело кадровые документы самостоятельно. Справки, заявления, расчётные листки требовали либо личного визита, либо пересылки по электронной почте. Кадровые службы тратили значительную часть рабочего времени на рутину, а руководство не получало консолидированной картины по персоналу в режиме реального времени.

Но главная сложность была не в самой автоматизации – а в масштабе и разнородности среды. Предстояло синхронизировать процессы 30 учреждений: с разной степенью цифровой зрелости, разными версиями учётных систем и разным уровнем готовности IT-инфраструктуры на местах. Один сбой в архитектурном решении – и либо безопасность, либо работоспособность системы оказывались под угрозой.

Решение

Проект выполнен командой ГК «Форус» при поддержке «БухгалтерФон Сервис» за 4 месяца. 

Этап 1. Проектирование архитектуры размещения

Заказчик поставил два жёстких ограничения одновременно: кадровые данные должны оставаться в защищённом региональном контуре – и при этом IT-службы отдельных учреждений не должны получать никакой дополнительной нагрузки. На первый взгляд эти требования противоречили друг другу: классическое централизованное облако не устраивало по безопасности, а распределённое развёртывание – по трудозатратам.

Мы отказались от стандартной облачной схемы и развернули подсистему 1С:Кабинет сотрудника локально – на вычислительных ресурсах ГКУ «ЦИТ» Оренбургской области, на базе технологии 1С:Фреш. Это позволило держать данные внутри регионального контура и одновременно обеспечить централизованное администрирование для всех 30 учреждений – без какой-либо инфраструктуры на местах.

Этап 2. Настройка интеграций с учётными системами

Чтобы кабинет сотрудника работал корректно, нужны были актуальные данные о штатной численности, отпусках, больничных и кадровых движениях. Проблема – эти данные жили в 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП, а каждое учреждение вело свою базу. Ручной перенос был неприемлем: слишком высокий риск ошибок и задержек.

Мы настроили автоматическую синхронизацию с 1С:ЗГУ КОРП – единым источником кадровых данных. Данные поступают в кабинет сотрудника без ручного вмешательства. Отдельно развернули интеграцию с 1С-Коннект для централизованной технической поддержки пользователей на всех подключённых объектах – чтобы запросы не «терялись» между IT-службами разных учреждений.

Этап 3. Реализация единой точки входа

Более 1 000 сотрудников из 30 учреждений – это более 1 000 учётных записей, которые нужно создать, выдать и поддерживать. На практике это означало бы волну обращений в техподдержку ещё до старта промышленной эксплуатации. Кроме того, установка дополнительного ПО на устройства сотрудников – реальный барьер для массового подключения в государственных учреждениях. 

Вместо создания отдельной системы авторизации интегрировали кабинет сотрудника с региональной ГИС «Единый личный кабинет» (ГИС «ЕЛК»). Сотрудники заходят через уже знакомый государственный сервис – без новых паролей, без установки ПО, с любого устройства через браузер или мобильное приложение. Это радикально снизило порог входа и сократило нагрузку на техподдержку при запуске.

Этап 4. Подключение учреждений и обеспечение доступности 24/7

30 учреждений – разный уровень цифровой готовности, разные версии учётных систем, разные локальные регламенты. Попытка подключить всех одновременно грозила волной нештатных ситуаций, которые невозможно отработать параллельно.

Централизованная архитектура позволила подключать учреждения поэтапно – без изменения базовой инфраструктуры каждый раз. Для нового учреждения требовалась только синхронизация его данных с общей системой. Это дало возможность тестировать подключение учреждение за учреждением, устранять специфические проблемы каждого и накапливать опыт – вместо того чтобы «тушить пожары» по всему периметру одновременно. К моменту промышленного запуска были подключены все 30 учреждений и зарегистрированы 1 091 пользователь. Система работает в режиме 24/7.

Этап 5. Ввод в эксплуатацию

Проект завершился без отклонений по срокам и бюджету. Решение принято в промышленную эксплуатацию с расчётом на дальнейшее масштабирование – подключение новых учреждений не требует изменения базовой архитектуры.

Результат

• 30 учреждений (органы исполнительной власти и подведомственные организации) подключены к единой системе кадрового электронного документооборота;
• 1 000+ сотрудников зарегистрированы и работают в личном кабинете, оформляя заявления, справки и согласования без личного визита в кадровую службу;
• кадровые данные по всем 30 учреждениям поступают в консолидированном виде из единого источника – руководители и ГРБС получают картину по персоналу без ручной сборки отчётов;
• типовые операции (запрос справок, подача заявлений, ознакомление с расчётными листками), ранее требовавшие личного визита или переписки по почте, переведены в режим самообслуживания;
• авторизация сотрудников реализована через существующую ГИС «ЕЛК» без создания дополнительных учётных записей и установки ПО – это устранило барьер входа при массовом подключении пользователей;
• архитектура с локальным размещением на мощностях ГКУ «ЦИТ» позволила подключать новые учреждения без развёртывания дополнительной инфраструктуры на местах.