В 2 раза быстрее и без переработок: как централизованная бухгалтерия перевела тарификацию школ из Excel в 1С

Задача и причина

Задача:

Тарификация — один из самых нагруженных процессов для централизованной бухгалтерии в начале учебного года.

Нужно одновременно учесть нагрузку преподавателей, учебные планы, оклады, классное руководство, проверку тетрадей и стимулирующие выплаты. До расчета специалисты проверяют приказы, аттестационные листы и другие первичные документы.

Причина:

Раньше сама тарификация выполнялась в Excel. Форма уже была настроена: в ней использовались формулы, связи и правила расчета, поэтому менять привычную логику работы не требовалось. Но при большом количестве учреждений такой процесс занимал много времени.

На одну школу уходило около двух рабочих дней: первый — на проверку исходных документов, второй — на работу с тарификацией. Всего бухгалтерия обрабатывала данные 14 школ силами трех сотрудников.

Основная нагрузка приходилась на начало сентября. В этот период сотрудникам приходилось приходить раньше, задерживаться после работы, а иногда выходить в выходные.

Поэтому задача была не в том, чтобы полностью перестроить процесс, а в том, чтобы перенести уже работающую логику из Excel в 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, где ЦБ ведет зарплатно-кадровый учет (далее 1С:ЗКГУ) и сократить ручную часть работы.

Предпосылки проекта

Централизованная бухгалтерия уже работала в 1С:ЗКГУ и хотела автоматизировать процессы внутри привычной системы. Возможность внедрения модуля «Тарификация» специалисты обсуждали на встречах в сфере образования.

Перед началом проекта сотрудники бухгалтерии передали специалистам «Форус» свою Excel-форму — вместе с формулами, связями и правилами расчета.

В проекте со стороны заказчика участвовали три сотрудника. Они показывали, как тарификация устроена на практике: какие данные используются, что проверяется перед расчетом и в какой последовательности выполняются операции.

Такой подход позволил не создавать новый процесс с нуля. Специалисты «Форус» перенесли в модуль уже существующую рабочую логику бухгалтерии.

Перенесли тарификацию из Excel в 1С

После внедрения работа с тарификацией стала выполняться в одной системе. В 1С специалисты работают с учебным планом, расстановкой и сопоставлением данных, учитывают изменения нагрузки и кадровые изменения.

Для тарификации это особенно важно в течение учебного года. Сотрудники приходят и увольняются, меняется нагрузка, может измениться оклад или другие условия. При работе в Excel каждое такое изменение требовало вручную актуализировать таблицу и контролировать, какая версия данных используется.

В модуле «Тарификация» бухгалтерия может посмотреть состояние тарификации на конкретную дату и увидеть изменения. Заказчик отдельно отметил эту возможность как одно из наиболее заметных преимуществ нового подхода: можно загрузить тарификацию за разные даты и сразу увидеть, что изменилось.

Отдельно изменился подход к работе с учебным планом. То, что раньше приходилось сопоставлять вручную в Excel, теперь выполняется в системе вместе с расстановкой.

Что важно учесть при внедрении

Переход на новый инструмент не означает, что привычный процесс нужно сразу менять целиком.

В этом проекте большую роль сыграли сами сотрудники бухгалтерии: они передали специалистам «Форус» существующую форму, объяснили логику расчетов и особенности работы с учреждениями. Благодаря этому решение адаптировали под реальный процесс, а не под абстрактную схему работы.

На старте потребовалось время на настройку и адаптацию. Но после первого цикла основные вопросы были сняты. В дальнейшем бухгалтерия практически не обращалась к специалистам по модулю; возникающие вопросы решались через консультации.

Заказчик рекомендует другим учреждениям не откладывать автоматизацию из-за опасений перед изменениями: «Внедряли и не боялись. Конечно, нужно пробовать» — отметила специалист Централизованной бухгалтерии.

При этом важно учитывать, что эффект от внедрения появляется не в первый день. Сотрудникам нужно время, чтобы привыкнуть к новому порядку работы и пройти первый рабочий цикл.

Результат

После внедрения тарификация одной школы занимает около 8 часов вместо двух рабочих дней — вдвое быстрее. Команда осталась прежней: тарификацией по-прежнему занимаются три сотрудника. Изменилось не количество людей, а время на процесс.

Особенно заметен эффект в начале учебного года: раньше пик нагрузки приводил к переработкам и работе в выходные, теперь сотрудникам не приходится закрывать сезонный объем личным временем. Для централизованной бухгалтерии это важнее простого сокращения трудозатрат: при том же числе специалистов организация проходит пиковый период без расширения команды и прежней нагрузки на людей.

Автоматизация при этом не отменила контроль первичных документов. Бухгалтерия по-прежнему проверяет приказы, аттестационные листы и данные, которые передают учреждения. Изменилось другое: меньше времени уходит на ручную работу с тарификационной таблицей.

Эффект вышел за пределы бухгалтерии

Изменения затронули не только сотрудников централизованной бухгалтерии. По словам заказчика, после внедрения сами учреждения стали внимательнее готовить исходные данные, которые передают в ЦБ, в последнем периоде проблем с тарификацией по школам не возникло. Заказчик связывает это с двумя причинами: новым инструментом и более ответственным подходом школ к данным. Так автоматизация повлияла не только на расчет внутри бухгалтерии, но и на качество взаимодействия с учреждениями.

Тарификацию теперь можно восстановить по истории

Централизованной бухгалтерии важно не только выполнить расчет, но и вернуться к нему позже. В течение года условия меняются: у сотрудника может измениться нагрузка, должность или оклад, поэтому иногда нужно понять, каким было состояние тарификации на определенную дату и что произошло между двумя периодами. Раньше для этого приходилось возвращаться к Excel-файлам и искать нужную версию данных, теперь состояние тарификации можно посмотреть прямо в 1С. Заказчик отмечает, что больше не нужно искать таблицу в архивах: данные доступны в системе, а изменения прослеживаются по датам. Это стало одним из главных практических эффектов внедрения: бухгалтерия получила не просто инструмент для расчета, а более управляемый способ работы с историей тарификации.

Что изменилось после внедрения

Вместо увеличения команды — автоматизация процесса

Централизованной бухгалтерии не пришлось увеличивать штат или отказываться от привычной логики работы. Три сотрудника продолжили тарифицировать 14 школ, но сам процесс стал занимать около 8 часов вместо двух рабочих дней. Главное изменение — не в количестве людей, а в способе работы: Excel-таблица с формулами и ручными обновлениями превратилась в процесс внутри 1С, где можно работать с текущими данными и возвращаться к состоянию тарификации на нужную дату. Для централизованной бухгалтерии автоматизация стала способом пройти самый нагруженный период учебного года без прежних переработок — за счет сокращения ручной работы, а не роста команды.