Автоматизация HR-процессов за 0 рублей на ПО: рекрутинг в 1С:ЗУП КОРП

Клиент — оптовый дистрибьютор с разветвленной структурой

Компания поставляет продукты питания по 20 городам в четырех регионах.

• 800 человек в штате
• обособленные подразделения: офисы и склады

Команда ежемесячно выполняет план и ведёт статистику по срокам закрытия вакансий в обоих направлениях.

Подбор персонала: от ручной работы к автоматизации

Долгое время HR-специалисты работали в Excel и еженедельно собирали отчёты по работе с вакансиями: количество звонков, назначенных и проведенных собеседований, принятые сотрудники, стажеры и ход адаптации, увольнения и причины, каналы привлечения.

На этапе интенсивного роста компании потребность в персонале достигала 100–150 новых сотрудников ежемесячно. Тогда понадобились более гибкие способы управления данными, которые позволили бы быстрее анализировать результаты и принимать решения.

HR-команда хотела организовать подбор персонала в одной системе, без таблиц и ручной работы:

• Вести единую базу кандидатов для упрощения хранения и поиска информации;
• Вести воронку подбора для наглядного мониторинга процесса;
• Анализировать точные показатели и сводные отчёты для улучшения качества найма;
• Сократить ручной труд и оптимизировать работу специалистов по подбору.

Команда начала изучать рынок HR-решений, смотреть демо-версии систем, сравнивали интерфейсы и функциональность. На этом этапе присоединились специалисты «Форус».

Оказалось — подходящий инструмент уже был в компании

Ключевым требованием к HR-системе была интеграция с существующей 1С, в которой велся кадровый учёт, чтобы избежать сложной и дорогой миграции данных.

После изучения задач и процессов мы предложили автоматизировать подбор персонала на базе уже установленного решения — 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП (1С:ЗУП КОРП). Эта программа использовалась отделом кадров в компании и включала модуль для автоматизации HR-процессов, но он не был задействован, так как об этих функциях просто не знали.

Не пришлось покупать отдельную HRM-систему и делать интеграцию — достаточно было настроить модуль подбора в 1С, сохранив единую платформу для управления персоналом.

Как проходила настройка 1С:ЗУП КОРП

Автоматизацию начали с самого главного в подборе — работы с кандидатами, вакансиями, профилями должности и аналитикой.

Что настроили в блоке подбора в 1С:

• Профили должности;
• Воронку с этапами и ответственными;
• Интеграцию с HeadHunter: публикацию вакансий и загрузку откликов;
• Загрузку и распознавание резюме в формате PDF;
• Чат Телеграм для общения с кандидатом;
• Шаблоны писем для отправки предложений;
• Сводные отчёты благодаря сквозной аналитике и другое.

Перенося привычные процессы в 1С, команда по-новому смотрела на специфику работы каждой вакансии, актуализировала профили должности и затем настраивала их в системе: обязанности, требования и условия, ключевые функции и характеристики идеального кандидата. Теперь каждый может подхватить работу коллеги без потерь — достаточно открыть профиль и продолжить подбор.

Как работает подбор в 1С:ЗУП КОРП

1. HR-специалист создает вакансию на основе профиля должности, размещает её на HeadHunter через интеграцию или на другие рекрутинговые сайты.

2. Отклики с HeadHunter автоматически попадают в 1С: видно, когда пришёл отклик, обработан он или нет, кто из специалистов работает с ним.

3. Каждая вакансия проходит через заданные этапы:

1. Первичный звонок
2. Назначение собеседования
3. Проведение собеседования с комментариями
4. Решение: переход на следующий этап или отказ
5. Собеседование с руководителем
6. Принятие решения о найме

Если кандидат не подходит — фиксируется причина отказа: будь то инициатива кандидата или решение HR. Вся история и комментарии сохраняются в системе.

Если человек уже работал в компании, например, ушёл в армию или возвращается после перерыва, система оповещает об этом. Можно сразу открыть его карточку, посмотреть предыдущий опыт и принять решение.

4. Утверждение и оформление найма — тоже в 1С

После одобрения кандидата в системе создается документ «решение о приёме». На его основе автоматически формируется приказ, который отправляется в кадровую службу. Отдел кадров оформляет сотрудника без лишней переписки и ручного оформления документов.

Получили прозрачный процесс — от вакансии до выхода на работу

Подбор стал управляемым:

• Вся история кандидата в одном окне: кто и на каком этапе;
• Сохраняются причины отказов и комментарии;
• Система показывает, если сотрудник уже работал или собеседовался в компании.

Полный контроль над штатной структурой:

• Сколько единиц запланировано;
• Сколько занято и кем;
• Какие вакансии открыты;
• Сроки и причины открытия вакансий.

Главное — аналитика
В 1С доступны точные отчёты:

• Воронка подбора по вакансиям и HR-специалистам;
• Средний возраст, стаж, текучесть;
• Причины увольнений, включая испытательный срок;
• Учёт декретных ставок и совместительства;
• Загрузка и актуальность штатного расписания.

Что дальше

Компания продолжает развивать работу в 1С:ЗУП КОРП. В планах — внедрить электронное интервью и оценку компетенций, автоматизировать адаптацию и обучение сотрудников.