Внедрение VKWorkSpace: единое пространство для работы

Задача и причина

Задача:

Перейти с Microsoft Office на отечественное программное обеспечение с аналогичными функциями и возможностями для пользователей.

Причина:

Выполнение требований законодательства по импортозамещению для государственных образовательных организаций, отсутствие техподдержки, недоступность обновлений, лицензионные ограничения и аннулирование лицензий.

Ключевые вызовы проекта:

• Миграция большого объёма данных без потери информации
• Обучение более 500 сотрудников работе с новыми инструментами
• Обеспечение непрерывности учебного процесса во время перехода
• Подключение 10 000 учеников и родителей к новым системам
• Интеграция новых сервисов с существующей IT-инфраструктурой школы

Одним из главных трендов последних двух лет стало – импортозамещение. Поскольку зарубежные IT-компании ограничили или аннулировали лицензии, вместе с этим ушла и техподдержка по всем программным продуктам, то это стало дополнительной точкой, которая усилила тренд. Для государственных учреждений также добавилась актуальность вопроса в виде усиления норм законодательства, которая также активно стимулирует переход на отечественные продукты.

О Клиенте

Школа Марьина Роща имени В.Ф. Орлова является одним из ведущих образовательных учреждений Москвы. В 2023 году она вошла в ТОП-70 лучших школ столицы и получила Грант мэра Москвы II степени. В 2025 году школа состоит из 22 структурных подразделений, включая дошкольные, начальные и основные средние образовательные учреждения. 

Ученики школы активно участвуют в олимпиадах, проектах городского и федерального уровня, демонстрируя высокие достижения в различных областях. Школа имеет более 500 преподавателей и сотрудников, что обеспечивает высокое качество образования.

Решение

Исходя из задачи и проблемы, команда «Форус» приступила к поиску решения, которое будет соответствовать всем необходимым для клиента требованиям, а также даст необходимый функционал для комфортной работы.

Выбрали комплекс российских облачных сервисов – VK WorkSpace, который включает платформу для корпоративной коммуникации, систему электронного документооборота и облачное хранилище данных.

Проект реализовывался поэтапно:

Этап 1. Аудит и планирование

Провели анализ используемых сервисов, объёмов данных и требований к функциональности новых решений.

Этап 2. Пилотное внедрение

Протестировали новые сервисы на выборочной группе из 50 преподавателей и административных сотрудников для выявления технических проблем и адаптации интерфейсов.

Этап 3. Массовая миграция

Подключили поэтапно всех структурных подразделений с одновременным обучением персонала. Миграцию архивных данных проводили в нерабочее время для минимизации влияния на учебный процесс.

Этап 4. Поддержка и оптимизация

Оказали техническую поддержку пользователей и настройку рабочих процессов под специфику образовательного учреждения.

«Для «Форус» это не первый опыт сотрудничества с образовательными организациями, которые переходят на отечественные цифровые сервисы для организации своей работы. Когда к нам обратилась «Школа Марьина Роща», мы уже имели необходимый опыт и понимали, какой вариант будет для неё оптимальным».

Андрей Толстиков, руководитель отдела продаж информационной безопасности

Результаты

Переход на российские цифровые сервисы был успешно завершён. Школа получила полностью функциональную цифровую инфраструктуру, соответствующую требованиям законодательства.

Достигнутые показатели:

• 100% сотрудников прошли обучение и перешли на новые платформы.
• Повышение уровня информационной безопасности благодаря использованию сертифицированных российских решений с серверами на территории РФ.

Перспективы

До конца года школа планирует расширить использование VK WorkSpace и подключить 10 000 учеников и родителей к новому сервису.

Положительный опыт миграции делает «Школу Марьина Роща» примером цифровой трансформации для других образовательных учреждений.

Компания «Форус» с 2001 года специализируется на поставке и внедрении российского программного обеспечения для государственных и муниципальных учреждений. За более чем 20 лет работы компания реализовала множество проектов цифровой трансформации в сфере образования, здравоохранения и государственного управления.

«Форус» является официальным партнёром VK и обладает экспертизой во внедрении VK WorkSpace – российской облачной платформы для совместной работы. Решение включает корпоративную почту, мессенджер, видеоконференции, облачное хранилище и офисные приложения для работы с документами. VK WorkSpace соответствует требованиям 152-ФЗ о защите персональных данных и внесен в Единый реестр российского ПО.

Если ваша организация планирует переход на отечественное программное обеспечение, специалисты «Форус» готовы разработать индивидуальное решение на базе VK WorkSpace и других российских платформ с учётом специфики вашей деятельности.