Как две круглосуточные АЗС перешли на новую «1С:Розницу» без остановки продаж

О клиенте

«ОкаТрансНефть» управляет двумя круглосуточными автозаправочными станциями в Аршане и Хужире. Посёлки расположены в Восточной Сибири, недалеко от озера Байкал. Объекты находятся на значительном удалении друг от друга и работают через мобильный интернет. При этом учёт по обеим точкам должен вестись централизованно: руководство контролирует продажи, поступления, остатки и бухгалтерские операции в едином информационном контуре.

Задача выглядела понятной только на первый взгляд: перенести данные, подключить торговое оборудование и начать работать в новой версии. Но у клиента две круглосуточные точки, где смены закрываются ночью и ранним утром. Любая ошибка в остатках, продажах или настройках кассы могла напрямую затронуть обслуживание покупателей. Поэтому обычный переход по принципу «в пятницу выключили старую базу, в понедельник включили новую» здесь не подходил.

Цели проекта

• Перевести оперативный учёт с «1С:Розницы 2.3» на актуальную «1С:Розницу 3.0» без остановки круглосуточной работы АЗС.
• Сохранить корректный документооборот и актуальные остатки по каждой торговой точке и каждому складу.
• Объединить розничный и бухгалтерский учёт в единой облачной инфраструктуре.
• Сохранить для кассиров привычную логику работы, несмотря на различия между версиями программы.
• Снизить регулярные расходы на размещение и сопровождение информационных баз.
• Подготовить систему к актуальным требованиям законодательства и дальнейшему развитию управленческого учёта.

Как проходило внедрение

 Подготовили новую базу и перенесли нормативно-справочную информацию

В конце 2025 года специалисты выгрузили из действующей базы номенклатуру, данные о контрагентах и остатки в необходимых разрезах учёта. Информация была перенесена в подготовленную базу «1С:Розницы 3.0».

Однако простой перенос стартовых остатков не решал главную проблему. Пока сотрудники проходили обучение, а команда «Форус» дорабатывала рабочие сценарии, старая база продолжала ежедневно меняться: в ней закрывались смены, оформлялись поступления, перемещения, инвентаризации, списания и другие документы.

 Связали старую и новую системы и отказались от жёсткой даты перехода

Чтобы новая база не устарела ещё до запуска, команда настроила синхронизацию между «1С:Розницей 2.3» и «1С:Розницей 3.0». В действующей системе вёлся учёт более 3 000 позиций номенклатуры, а на двух АЗС ежедневно оформлялось свыше 200 чеков. С начала 2026 года документы, которые сотрудники оформляли в действующей системе, автоматически передавались в новую.

В течение нескольких месяцев две версии работали параллельно. Кассиры продолжали обслуживать покупателей в привычной системе, а в новой базе ежедневно поддерживались актуальные документы и остатки. Поэтому дату фактического переключения можно было назначить тогда, когда были готовы сотрудники, оборудование и все контрольные сверки. Если дата сдвигалась, не требовалось заново собирать остатки и повторять миграцию.

Такой подход заменил рискованный «день Х» управляемым переходным периодом. 6 апреля 2026 года компания закрыла последний отчёт о розничных продажах в старой базе и продолжила работу уже в новой системе. Все документы с начала года к этому моменту находились в «1С:Рознице 3.0».

 Сохранили сложившуюся структуру складского учёта и научили рабочее место кассира выбирать склад автоматически

В старой версии каждая АЗС была оформлена как отдельный магазин, связанный с несколькими складами. Топливо, табачная продукция и товары предкассовой зоны учитывались раздельно.

В типовом рабочем месте кассира новой версии сотруднику пришлось бы вручную указывать, с какого склада списывается каждая позиция чека. Для АЗС, где в одном чеке могут быть топливо, сигареты и товары предкассовой зоны, такой сценарий замедлял бы обслуживание и увеличивал вероятность ошибок.

Специалисты адаптировали новое рабочее место кассира в соответствие с привычным режимом работы: при сканировании товара система автоматически определяет нужный склад для каждой добавленной позиции в чек по заложенным правилам распределения. Для сотрудника процесс практически не изменился – он сканирует товар и принимает оплату, а система самостоятельно формирует корректное списание.

 Настроили возврат разницы за незалитое топливо без повторного предъявления карты

Уже привычная, казалось бы, возможность для покупателя. Но не работающая в «1С:Розница 2.3». Клиенту приходилось снова обращаться к кассиру, прикладывать банковскую карту или телефон для возврата денежных средств.

Команда «Форус» совместно со Сбером настроила эквайринг и доработала взаимодействие с 1С. Теперь после заправки до отсечки система учёта топлива рассчитывает фактический объём, а кассир оформляет возврат по исходной операции. Повторно предъявлять карту не требуется.

 Подготовили сотрудников к переходу

Параллельная работа систем дала время не только проверить данные, но и подготовить персонал. Всего в компании работают 14 сотрудников, из них 9 ежедневно используют «1С» в своей работе. Сотрудники изучили новый интерфейс, приёмку по электронному документообороту, работу с штрихкодами и маркированными товарами: автомобильные масла, сигареты, мороженное, бытовая химия, бритвы и лезвия, безалкогольные напитки, выпечка, печенье и пирожные, шоколад, чай, кофе, цикорий и вода.

Доработки вносились с учётом вопросов, которые появлялись во время обучения.

Благодаря этому переход не потребовал одновременно менять программу, структуру учёта и привычные действия кассиров.

Результаты

После перехода «ОкаТрансНефть» получила актуальную и единую информационную инфраструктуру для оперативного и бухгалтерского учёта.

• Две круглосуточные АЗС перешли на новую версию системы без остановки продаж и без повторного переноса остатков при изменении даты запуска.
• Все документы с начала 2026 года были заранее собраны в новой базе, поэтому после переключения сотрудники продолжили работу с полной историей текущего года.
• Оперативный и бухгалтерский учёт размещены в одной облачной инфраструктуре «1С:Фреш».
• Снизились регулярные расходы на размещение информационных баз и сопровождение обменов между устаревающими конфигурациями.
• Кассиры сохранили привычный сценарий работы: система автоматически выбирает склад для каждого товара.
• Компания работает в актуальной версии, которая получает обновления законодательства, маркировки и функциональности.
• Создана основа для дальнейшего развития управленческого учёта: анализа доходов и расходов, бюджетирования, банковских операций и сервисного направления.

В проектах перехода на новую учётную систему главной сложностью часто становится не перенос данных, а необходимость назначить единственную дату, к которой должны одновременно быть готовы база, оборудование и сотрудники. Для круглосуточной розницы такой сценарий особенно рискован.

В проекте «ОкаТрансНефть» переход превратили из разовой операции в контролируемый процесс. Старая система продолжала обслуживать продажи, новая ежедневно получала актуальные документы, а команда могла проверять настройки, обучать сотрудников и переносить дату запуска без повторной миграции. В результате клиент перешёл на актуальную версию 1С в удобный момент и сохранил привычную для бизнеса логику учёта.

Проект показывает, что автоматизация малого бизнеса может решать не только задачу обновления программы. Грамотно выстроенный переход снижает операционные риски, освобождает компанию от устаревающей инфраструктуры и создаёт основу для дальнейшего развития учёта в организации.