Как Куйтунская ЦБ избавилась от переработок и ручной рутины с помощью перехода на «Аттестованный 1С:Фреш»

О клиенте

Централизованная бухгалтерия муниципального образования Куйтунский район обслуживает 40 учреждений образования: детские сады, школы и организации дополнительного образования. В работе задействованы 30 специалистов, из них 10 работают в расчётной группе, которая отвечает за начисление зарплаты и отчётность. Перед организацией стоял ряд задач:

• сократить ручной труд и снизить нагрузку на бухгалтеров
• автоматизировать процессы расчёта зарплаты и подготовки отчётности
• исключить дублирование данных между разными системами
• улучшить контроль за данными и повысить качество взаимодействия с внешними ведомствами.

До проекта

До внедрения «Аттестованный 1С:Фреш» бухгалтерия использовала устаревшую локальную версию 1С и сторонние программные продукты, не предусматривающие возможность доработки или адаптации системы под специфические требования учреждений. Учёт заработной платы и кадров вели в отдельных программах, а часть задач выполняли вручную и на бумаге. Применяли ручной ввод и обработку данных замедляли рабочие процессы. Из-за этого регулярно возникали проблемы при формировании и выгрузке отчётности, а также при интеграции с ведомственными системами. Ошибки обнаруживались уже после отправки документов, что повышало нагрузку на сотрудников и часто приводило к необходимости работать сверхурочно.

Решение

После технического аудита и анализа процессов приняли решение о переходе на облачный сервис «Аттестованный 1С:Фреш» по нескольким причинам:

• Оборудование, используемое в Централизованных бухгалтериях, не соответствовало техническим требованиям для поддержки актуальных версий программного обеспечения и сервисов.
• Так как в работе много персональных данных, нужно было выбрать решение, которое гарантирует защиту информации и соответствует требованиям закона.

Для централизованной бухгалтерии было важно найти ресурс, который обеспечит безопасный доступ из защищённой среды ко всем данным при этом не потребует дополнительных ресурсов на содержание серверов. Это стало дополнительной причиной для принятия решения о переходе на «Аттестованный 1С:Фреш».

В результате Централизованная бухгалтерия перешла с нескольких устаревших систем, включая «Смету», на «Аттестованный 1С:Фреш». Поскольку бухгалтерия имеет множество индивидуальных особенностей, специалисты «Форус» провели ряд работ:

• Настроили автоматическую выгрузку платёжек в 1С, что избавило от ручного ввода сотен строк в день.
• Подключили сервис 1С:Контрагент – карточки поставщиков теперь заполняются автоматически.
• Внедрили 1С-Отчётность – теперь не нужно выгружать файлы в сторонние системы.
• Начали внедрение внутреннего электронного документооборота через гостевые компьютеры – в процесс перехода включены не только бухгалтера, но и руководители учреждений проходят обучение по работе с ВЭДО.
• Подключили автоматическую интеграцию с ГИС ГМП – больше не нужно вручную заносить данные по оплате родителями.
• Подключили сервис «1С:Кабинет сотрудника» – для ведения электронного кадрового документооборота.
• Внедрили «1С:Бухгалтерия государственного учреждения. ПРОФ» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения. ПРОФ» – последние версии базовых программных продуктов для работы Централизованной бухгалтерии.

Индивидуальные доработки

Наши специалисты разработали более 30 доработок, которые адаптировали систему под реальные процессы Централизованной бухгалтерии муниципального образования Куйтунский район.

Расширения:

• Автозаполнение отчётных форм. 
• Обход ограничений на количество ведомостей в платёжных поручениях.
• Настройка прав доступа для зарплатников.
• Автоматизация удержаний (включая однодневный заработок).
• Структуризация ФОТ и штатной численности.
• Исправление склонений в КЭДО (электронные документы).

Дополнительные отчёты и обработки:

• Выравнивание НДФЛ, выгрузки в ГИС ГМП, Сбербанк, СОБЕС.
• Загрузка данных из табличных документов и банков.
• Автоматическое закрытие остатков, долгов, отпусков, документов-оснований.
• Расширенные отчёты: ЗП-образование, анализ перерасхода, справка о среднем заработке.
• Корректировка регистров и консолей запросов.
• Обработка капвложений, регистрация ведомостей в банк, выгрузка родительской платы.
• Интеграция с АЦК и старыми форматами СБ.

Результаты

Благодаря внедрению нового решения удалось добиться улучшений в работе бухгалтерии: 

• Повысили точность и скорость обработки данных.
• 100% информации перенесли из сторонней системы без потерь.
• Настроили синхронизацию данных между всеми внедрёнными решениями.
• Сократили время на рутинные задачи и перераспределены. трудозатраты. Сотрудники больше не работают по вечерам и в выходные.
• Отчётность формируется автоматически и вовремя отправляется контролирующим органам.
• Поддерживаются индивидуальные сценарии учёта благодаря доработкам.
• Снижение количества ошибок в отчётности: автоматизация исключила человеческий фактор.
• Все необходимые данные автоматически подгружаются из 1С, минимизируя необходимость ручных расчётов.
• Повысилась уверенности в результатах: главный бухгалтер проверяет главную книгу онлайн, проводки и структура отчётов заранее настроены.
• Экономия времени. Например, форма 169, на которую раньше уходил день, теперь готовится за часы.

План на будущее

В планах Централизованной бухгалтерии продолжить развитие и автоматизацию учётных процессов. Основной фокус работы на ближайшее время включает:

• Внедрение новых сервисов на платформе 1С-Фреш, включая 1С-ЭДО.
• Дальнейшее развитие цифровизации учётных процессов.
• Поддержка и развитие индивидуальных отчётных форм и механизмов контроля.
• Настроить автоматическую выгрузку управленческих отчётов для Министерства образования, чтобы не тратить порядка 7 дней на ручной сбор данных.