Автоматизировали управление командировками и сэкономили компании 10 млн. рублей в год

Почему требовалось новое решение

Процесс оформления командировок был сложным и занимал много времени. Сотрудникам приходилось самостоятельно переносить данные между системами, уточнять информацию и ждать многочисленных согласований. Кроме того, для управления деловыми поездками использовалось сразу несколько инструментов, что усложняло работу и приводило к дублированию функций.

Компании требовалось создать единое решение для управления командировками, сократить количество ручных операций и ускорить оформление поездок за счёт автоматизации процессов и самостоятельного выбора билетов сотрудниками.

Как автоматизировали процесс командировок

Специалисты разработали архитектуру интеграции и настроили обмен данными между «Corteos», «1С:Доставка персонала» и «1С:Документооборот». На основании информации из «Corteos» документы в «1С:Доставка персонала» теперь создаются и заполняются автоматически, что исключает повторный ввод данных.

Для удобства пользователей были настроены необходимые справочники, реализовано автоматическое формирование печатных форм отчётных документов, проверка актуальности задач на каждом этапе согласования с учётом ограничений по времени на трансфер и проживание.

Чтобы сотрудники всегда были в курсе изменений, настроили автоматические уведомления о статусе командировки в Telegram.

Что получила компания

В результате компания отказалась от разрозненных инструментов управления командировками и получила единый цифровой процесс оформления деловых поездок.

Автоматизация позволила ежегодно экономить около 600 тыс. рублей на агентском вознаграждении благодаря самостоятельному бронированию билетов сотрудниками. Ещё 10 млн. рублей в год компания экономит за счёт сокращения ручных операций и высвобождения ресурсов, ранее задействованных в бронировании авиабилетов.

Значительно сократилось время согласования командировок, благодаря чему сотрудники успевают оформить поездку до того, как нужные билеты исчезают из продажи.