Ускорили обслуживание клиентов в строительном магазине с помощью обновления программы «1С:Управление торговлей 11»

О клиенте

Индивидуальный предприниматель Дьячук Андрей Михайлович продаёт строительные материалы в магазине розничной торговли. Точка продаж работает более 10 лет на территории города Черемхово Иркутской области. ИП применяет упрощённую системе налогообложения с годовым доходом до 250 миллионов рублей.

Ассортимент магазина включает в себя множество позиций для ремонта от гвоздей до кровельного покрытия. Ежедневные розничные продажи увеличивается в осенне-зимний период в 3 раза.

Причины перехода

Учёт продаж вёлся в программе «1С:Управление торговлей 10.3», но из-за изменений налоговой системы для упрощенцев, предпринимателю стала необходим настройка для расчёта НДС по ставке 20%.

Главной целью предпринимателя стала настройка программы соответствии с законодательством и с ускорение обработки продажи.

Задачи, которые необходимо было решить:

• Реализовать учёт НДС в соответствии с изменениями законодательства
• Адаптировать сотрудников организации к работе в новой программе
• Упростить складской учёт
• Сократить влияние перехода на текущую работу организации

Для решения задач предпринимателя подключилась компания «Форус» – один из крупнейших франчайзи 1С с опытом автоматизации более 10 000 компаний самых разных отраслей и масштабов.

«Форус» находит решение для каждого

Первоочередной целью, которая встала перед специалистами «Форус» стала подборка учётной системы.

Было рассмотрено несколько решений, среди которых было создание доработки для программы с модификациями под налоговый учёт, но более подходящим стал переход на «1С:Управление торговлей 11», так как она уже имеет необходимые функции для налогового учёта упрощенцев и находится на поддержке, благодаря чему при дальнейших изменениях законодательства будет обновляться и защитит пользователя от подобных проблем.

В «1С:Управление торговлей 11» надёжный обмен с 1С:Бухгалтерия, с корректным учётом документов, оплат, налогов и возможности новых интеграций. В новой версии реализован расширенный складской функционал: адресное хранение, улучшенные процессы логистики, доставка и маршрутизация, поддержка ТС, путевые листы.

Как проходило внедрение

 Подготовительный этап

Первым шагом на пути перехода на новую систему стала подготовка и очистка текущей базы данных. В старой конфигурации накопилось большое количество чеков и незавершённых предчеков, что негативно сказывалось на производительности и затрудняло работу программы.

Дополнительной сложностью стал имеющийся складской учёт: каждый отдел магазина числился как отдельный склад, хотя по факту товары хранились в одном месте. Это приводило к ошибкам в учёте остатков и замедляло процесс обслуживания покупателей. Перед оплатой на кассе сотрудники каждого отдела формировали предчек, который передавался покупателю для проверки, после чего на кассе формировался фискальный чек.

Такая система усложняла контроль за движением товаров, учёт остатков и замедляла процесс обслуживания клиентов. Для перехода в новую базу пришлось вручную править 6 тысяч позиций товаров, числящихся на сладе.

 Настройки новой программы

В новую базу перенесены справочники: номенклатура, контрагенты, склады, типы цен и другие данные, необходимые для бесперебойного продолжения работы.

Подготовлены документы ввода остатков товаров на складах и взаиморасчётов с контрагентами. Это позволило начать работу в новой системе без потери информации. В рамках настройки складского учёта – отделы магазина были объединены в единый склад. Благодаря чему учёт остатков стал прозрачнее и упростило логистику внутри организации.

В результате настройки организация получила готовую к эксплуатации систему, адаптированную под текущие бизнес-процессы и требования законодательства.

 Перенос и адаптация данных

Для переноса использовались стандартные механизмы 1С. Справочники и документы начального ввода были перенесены с минимальными трудозатратами.

Часть реализованных доработок (например, печать предчека при продаже) адаптирована под новую конфигурацию. При этом в версии «1С:Управление торговлей 11» многие функции, ранее добавленные вручную, уже включены по умолчанию. Так, модуль электронного документооборота и типовые печатные формы, требовавшие отдельной доработки, теперь стали стандартной частью системы, что позволило сократить объём индивидуальных доработок и ускорить процесс внедрения.

 Обучение сотрудников

Для упрощения перехода и обучения персонала была развёрнута демонстрационная база, в которой сотрудники могли ознакомиться с интерфейсом новой программы и отработать сценарии работы.

Это позволило сократить время адаптации и снизить количество ошибок при переходе на новую систему. Специалисты также провели консультации и инструктажи по ключевым вопросам, обеспечив плавный запуск.

Результаты

Благодаря переходу на «1С:Управление торговлей 11», изменению складского учёта и работе программистов «Форус» были решены следующие поставленные задачи:

• Ведение учёта в соответствии с законодательством.

Обновлённая система позволяет корректно учитывать НДС и товарные остатки, обеспечивая соответствие действующим требованиям и способна адаптироваться под будущие изменения

• Усовершенствован складской учёт.

Объединение разрозненных складов в единую логическую структуру позволило избежать ошибок в остатках.

• Ускорен процесс продажи.

Теперь покупатель может сразу приобрести товар в отделе у менеджера – без необходимости формировать предчек и идти с ним на кассу.

• Повышена производительность программы.

За счёт очистки базы от устаревших и незавершённых документов (чеков и предчеков) значительно увеличилась скорость обработки запросов в системе. Большинство ранее дорабатываемых функций доступны в типовой конфигурации, что упростило сопровождение и поддержку системы.

• Минимальное влияние на текущую работу.

Переход на новую систему проводился параллельно с основной деятельностью магазина, без остановки продаж и с сохранением всех ключевых бизнес-процессов.

Организация успешно адаптировалась к обновлённой системе, сохранив привычный ритм работы и при этом повысив эффективность учёта и обслуживания клиентов.