Первое международное внедрение «1C:ERP» на заводе «Coca-Cola» (Монголия)

О клиенте

MCS Coca-Cola является частью холдинга MCS Group, который работает в области информации, связи, строительства, недвижимости, промышленности и инфраструктуры. Реализует масштабные проекты, которые направлены на глобальное развитие Монголии.

MCS Coca-Cola была основана в 2001 году и производит напитки мирового класса с 2002 года. На сегодняшний день выпускает продукцию 140 типов девяти брендов. Численность компании 860 сотрудников.

Ситуация до внедрения

До 2020 года в компании работало несколько информационных систем, в которых были автоматизированы:

1. работа торговых представителей
2. регламентированный учёт
3. работа отдела доставки / обработки заказов

Планирование и учёт производства, учёт продукции и анализ состояния запасов на складах, расчёт плановой калькуляции и фактической себестоимости, а также сбор данных для оценки ключевых показателей производительности по основным подразделениям велись практически в ручном режиме.

Передача информации о наличии товарных остатков в систему для приёма заказов клиентов осуществлялась не оперативно, и торговые представители зачастую размещали заказы на отсутствующие позиции. При объёме 2-3 тысячи заказов в неделю подобные нестыковки значительно увеличивали время обработки заказов. Системы автоматизации сбора данных о деятельности предприятия, подготовки отчётности и планирования отсутствовали или не удовлетворяли текущим требованиям бизнеса.

Большая часть работы по учёту выполнялась в электронных таблицах Microsoft Exсel, обработка и оценка информации, поступающей из разных отделов, занимала не один рабочий день и требовала значительных трудозатрат сотрудников различных отделов. Функционал текущих информационных систем не позволял автоматизировать бизнес-процессы производства, их производительность была ограничена и возможностей для её увеличения не было.

Компания столкнулась с рядом проблем, которые не могли быть решены в рамках существующих систем:

1. с ростом объёмов товарооборота повысились требования к глубине и точности оперативного планирования и контроля за производством;
2. недостаток оперативной информации для управления предприятием;
3. нехватка уровня детализации информации;
4. подразделения вели учёт в различных системах;
5. ввод оперативной информации осуществлялся сотрудниками бухгалтерии, а не на местах возникновения.

Цели проекта

Основной целью проекта было создание единой информационной системы управленческого и регламентированного учёта на предприятии для автоматизации бизнес-процессов производства, ремонтов, закупок, склада и создания единого контура для работы всех отделов предприятия с оперативным получением данных о движении товарно-материальных ценностей и денежных средств.

Создание системы было направлено на решение следующих задач:

1. Организация единой информационной системы управления компанией;
2. Организация оперативного взаимодействия между подразделениями;
3. Автоматизация производственных бизнес-процессов и процесса организации ремонтов оборудования;
4. Автоматизация складских бизнес-процессов;
5. Автоматизация бизнес-процессов закупок;
6. Сокращение трудозатрат на расчёт производственного плана, плановой калькуляции и фактической себестоимости;
7. Повышение точности данных плановой калькуляции и фактической себестоимости;
8. Повышение уровня сервиса обслуживания клиентов (обеспечение заказов);
9. Снижение процента возвратов с доставки;
10. Оперативный мониторинг показателей экономической эффективности предприятия.

Как проходило внедрение

Данный проект является первым внедрением «1С:ERP» на территории Монголии. Компания «MCS Coca-Cola» входит в крупнейший монгольский холдинг «MCS», который использует единый план счетов международного учёта. Поэтому для ведения регламентированного учёта механизм блока финансового международного учёта был перенесен из «1С:ERP» в «1C:Бухгалтерия».

Все задействованные в автоматизации блоки: Планирование производства, Ремонты и контроль качества, Маркетинг, Продажи, Склад и доставка, Финансы и Казначейство были значительно переработаны под нужды Заказчика в связи со своими особенностями учёта.

Разработка всего этого функционала заняла рекордно короткие сроки — 6 месяцев. Внедрение и запуск системы проходил в условиях непрерывной производственной деятельности и все блоки оперативного и регламентированного учёта были запущены 1 января 2020 года с одновременным отключением старых систем. Слаженными действиями всей проектной команды удалось запустить системы в промышленную эксплуатацию без остановки работы всех подразделений.

Архитектура решения

Для автоматизации предприятия была выбрана программа «1С:ERP Управление предприятием 2», редакция 2.4 (далее «1С:ERP»), как наиболее полно покрывающая потребности в автоматизации основных блоков оперативного учёта. Для автоматизации регламентированного учёта было принято решение установить «1С:Бухгалтерия Предприятия КОРП 3.0» (далее «1С:Бухгалтерия») — кастомизированное решение для Монголии с доработанным блоком «Международный финансовый учёт». Правила обмена между конфигурациями разрабатывались с «нуля» и были реализованы с помощью конфигурации «Конвертация данных 2.0». Для обмена данными с существующей базой данных мобильного приложения для автоматизации работы торговых представителей была разработана обработка обмена через промежуточную базу данных (SMTExchange).

Результаты

1. Построена единая информационная система для работы всех подразделений в онлайн-режиме, что позволило убрать двойное отражение одних и тех же операций, перераспределить обязанности сотрудников и использовать человеческий ресурс более эффективно.
2. Организовано адресное хранение продукции. В системе отражается вся необходимая информация о товаре: дата производства, серия и срок годности. В результате сократились потери товара от порчи и брака.
3. Отделы продаж и закупок всегда располагают актуальной информацией об остатках на складе и текущих заказах на производство, что позволило повысить качество планирования и более оперативно принимать управленческие решения.
4. Повысилась точность расчёта плановой калькуляции за счёт более детального распределения косвенных расходов на выпускаемую продукцию.
5. Повысилась точность расчёта фактической себестоимости за счёт того, что разница между плановой и фактической себестоимостью уходила на отдельный счёт, и не распределялась на себестоимость, сейчас все расходы распределяются на фактическую себестоимость.
6. Бухгалтерия и финансовый отдел получают оперативные и актуальные данные о дебиторской и кредиторской задолженности, что позволяет осуществлять качественный контроль за состоянием взаиморасчётов с контрагентами.
7. Информационная система позволяет отправлять данные в налоговую в соответствии с законодательством.
8. Оптимизированы трудозатраты, связанные со сбором и обработкой информации из различных подразделений.
9. Повысилась достоверность данных.
10. Увеличился контроль эффективности работы сотрудников.