Документы под контролем: исключили потерю и ускорили работу с корреспонденцией на производстве с помощью «1С:Документооборот 3.0»

О клиенте

Завод по производству компонентов (NDA) поставляет свою продукцию по всей России. Предприятие также производит технику по чертежам заказчиков.

Вызовы бумажного документооборота

Завод ежедневно работает с большим объёмом документов: входящие и исходящие письма, переписка с государственными заказчиками и подрядчиками, рекламации, входящие приказы – всё это как в электронном, так и в бумажном виде.

Существующая бумажная система документооборота перестала справляться с растущими объёмами работы предприятия.

• Сотрудники тратили много времени на ручную обработку: все входящие письма вручную регистрировали в журнале регистрации, вводили дату, номер документа, город отправителя, контрагента, краткое содержание, исполнителя и другие характеристики. Ответственный за делопроизводство сотрудник ежедневно распечатывал лист электронного журнала, и вместе с передачей документа должен был получить подпись исполнителя о получении. После чего заполненный лист нужно было подшить к бумажному журналу регистрации.
• Документы терялись: после передачи документа его статус становился непрозрачным, найти нужный или историю работы с ним было сложно.
• Руководителям не хватало системы для контроля исполнения поручений: привычный формат работы не давал возможности отследить ответ на входящее письмо или оперативно оценить, в каком состоянии находится исполнение документа.

Особенно остро эти проблемы проявлялись при работе с государственной корреспонденцией, когда несвоевременный ответ на письмо грозил штрафами или срывом контракта.

Решение – автоматизация

Завод уже работал в «1С:ERP Управление предприятием», и логичным решением стало внедрение «1С:Документооборот» – системы, которая позволяет выстроить единое цифровое пространство для управления документами и встраивается в экосистему 1С.

Однако для корректной работы требовалось не просто установить программу, а обеспечить качественную интеграцию с ERP: синхронизировать справочники «Структура предприятия», «Сотрудники», «Физические лица», «Должности», «Пользователи», «Контрагенты» и данные о кадровых перемещениях, отсутствиях, заместителях.

На этом этапе к проекту подключилась команда «Форус», чтобы спроектировать архитектуру взаимодействия систем и настроить функционал под задачи предприятия.

Цели и задачи проекта

Главная цель – перевести работу с документами из бумаги в цифровой формат, сделать процесс управляемым и прозрачным.

 Обеспечить надёжность документооборота

• Исключить потерю входящих и исходящих документов.
• Обеспечить доставку всех документов до конечного исполнителя.
• Перевести обработку документов из бумаги в цифровой формат.
• Организовать единое хранилище электронных документов с возможностью поиска по различным критериям.
• Реализовать контроль за сроками подготовки ответов на входящие письма.
• Настроить электронное согласование исходящих документов.

 Создать единую информационную экосистему

• Настроить обмен данными между «1С:ERP Управление предприятием 2.0» и «1С:Документооборот 3.0».
• Синхронизировать справочники сотрудников, пользователей, контрагентов, кадровых перемещений.

Как проходило внедрение

Обследование и проектирование

Специалисты «Форус» провели детальный аудит действующих процессов и подготовили протоколы по каждому виду документа – входящим, исходящим, и синхронизации данных. Для всех категорий описали маршруты движения документов и назначили исполнителей. Результатом этапа стали согласованные технологические карты документооборота – чёткое описание процесса обработки.

Настройка системы

На этом этапе выполнили настройку типового функционала «1С:Документооборот» на тестовой базе, определили права пользователей, реализовали маршруты обработки документов, логику эскалации задач, систему уведомлений, рассылку отчётов по контролю исполнения документов.

Интеграция «1С:Документооборот 3.0» с «1С:ERP Управление предприятием 2.0»

Главная сложность и особенность проекта была именно в интеграции. В конфигурациях реализован разный механизм кадрового перемещения сотрудников. В «1С:ERP» можно создать документ по перемещению сотрудника, и в системе останется одна запись в справочнике «Сотрудники», тогда как в «1С:Документооборот 3.0» нет кадровой истории и предлагается создавать новых сотрудников.

Чтобы избежать дублирования данных, команда «Форус» адаптировала механизмы синхронизации и настроила «1С:ERP» в качестве мастер-системы для справочников – все изменения по сотрудникам и структуре компании вносятся только в «1С:ERP» и автоматически передаются в «1С:Документооборот».

Специалисты настроили обмен, чтобы корректно передавать информацию:

• О замещении на период отсутствия,
• О замещении должности на период открытой вакансии,
• О перемещении сотрудника из одного подразделения в другое,
• О кадровом перемещении с сохранением кадровой истории в обеих системах,
• Об увольнении сотрудника с учётом ранее произведённых действий.

Благодаря такому подходу не нужно вести справочники в обеих системах.

Тестирование и подготовка пользователей

Подготовили тестовый стенд, где участники проекта проверили все ключевые сценарии: от регистрации входящего письма до отправки исходящего ответа. Устранили выявленные замечания и доработали функционал под реальные задачи. После успешных испытаний специалисты подготовили инструкции, обучили администраторов и ключевых пользователей.

Запуск системы

Перенесли данные и настройки обмена в рабочую базу, запустили систему в опытно-промышленную эксплуатацию. В течение нескольких недель команда сопровождала пользователей, оперативно устраняла замечания и отвечала на вопросы. После стабилизации всех процессов система была переведена в промышленный режим.  

Как теперь работает документооборот

Контроль за сроками исполнения стал обязательным элементом документооборота. Система фиксирует ответственного, в любой момент можно посмотреть статус документа и историю его обработки.

Результаты проекта

Документооборот стал прозрачным, управляемым и дисциплинированным.

• История переписки и доступ к документам в один клик: система позволяет искать документы по номеру, контрагенту, дате, ключевым словам.
• Документы больше не теряются – система фиксирует все входящие и исходящие письма, хранит сканы и связи между ними.
• Время на обработку документов сократилось в несколько раз: входящие документы всегда доходят до конечного исполнителя с указанием срока, а исходящие согласовываются прямо в системе.
• Контроль исполнения стал прозрачным: руководители видят, кто отвечает за документ, какие сроки установлены и на каком этапе работа.
• Интеграция с «1С:ERP» без двойного ведения данных: изменения по сотрудникам, структуре и контрагентам автоматически синхронизируются.

Компания снизила риски, связанные с несвоевременной реакцией на письма государственных органов. Передача документов между подразделениями стала чётче, а взаимодействие с контрагентами – более надёжным.