30.10.2023 Время прочтения: 15 минут
Специалисты ГК «Форус» модернизировали ранее реализованную систему управления ФХД. В ходе проекта удалось полностью отказаться от бумажного документооборота между централизованной бухгалтерией и обслуживаемыми предприятиями, а также снизить государственные расходы на содержание бухгалтерских служб.
Этот проект стал лучшим в конкурсе «1С:Проект года» в номинации «Лучший проект в предметной области» в 2019 году.
«1С:Проект года» — это ежегодный конкурс по внедрению 1С. Лучшие проекты автоматизации борются за победу в различных номинациях.
Областное государственное автономное учреждение «Информационно-технический центр Иркутской области» выполняет работы и оказывает услуги в области развития и обеспечения функционирования корпоративной информационной системы исполнительных органов государственной власти Иркутской области.
В 2018 году был начат процесс централизации деятельности государственных учреждений Иркутской области. Была создана единая АИС ФХД на основе облачных технологий и платформы «1С:Предприятие 8», в облачную систему были переведены 34 органа власти и 600 учреждений. Данная единая система учёта является одной из самых масштабных облачных систем в России.
С учётом дифференциации направлений деятельности и отраслей среди государственных учреждений Иркутской области остался актуальным вопрос по обеспечению единой методологии учёта, повышению качества бухгалтерской и управленческой отчётности.
В каждом из учреждений есть свои особенности бюджетного (бухгалтерского) и управленческого учёта, системы начисления заработной платы, которые, хотя и соответствуют отраслевым нормам, тем не менее, сильно различаются. Подобные различия приводят к снижению оперативности, препятствуют проведению комплексного анализа, общеотраслевых и межотраслевых исследований, выявлению тенденций в различных сферах, а также принятию качественных управленческих решений.
Было принято решение о старте проекта по централизации учёта в государственных учреждениях Иркутской области. В качестве пилотной группы были выбраны учреждения Министерства культуры и архивов Иркутской области. Для передачи полномочий по ведению бухгалтерского учёта создано учреждение ГКУ ИО «Единый центр обслуживания в сфере культуры».
Модернизация существующей автоматизированной информационной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью (АИС ФХД), включающая в себя адаптацию и настройку прикладного программного обеспечения для обмена документацией, ведения бухгалтерского учёта и подготовки отчётности в специализированных структурных подразделениях — Централизованных бухгалтериях и/или центрах обслуживания учреждений.
Модернизация направлена на решение следующих задач:
Для обеспечения деятельности централизованной бухгалтерии ГКУ ИО «Единый центр обслуживания в сфере культуры» (ЕЦО) были разработаны единые методологические стандарты ведения бухгалтерского и кадрового учёта и расчёта заработной платы. Проведен анализ штатной численности бухгалтерских служб учреждений, объёма обрабатываемых документов и др.
Разработано Соглашение о передаче полномочий от учреждения в ЕЦО, в котором детально описаны функции, права и обязанности обеих сторон, разграничение их ответственности, график ведения учёта и формирования отчётности учреждения.
Именно благодаря большой предварительной методологической проработке всего процесса реализация проекта оказалась успешной.
В централизованной бухгалтерии внедрен эффективный механизм управления персоналом. На основе статистики о занятости производится оценка работы сотрудников и распределение нагрузки, что в свою очередь позволяет уменьшить временные затраты на выполнение задач.
В ходе реализации проекта удалось полностью отказаться от бумажного документооборота между централизованной бухгалтерией и обслуживаемыми предприятиями даже по таким сложным процессам как авансовый отчет, движения нефинансовых активов и материальных запасов путем внедрения сервиса подписания документов электронно-цифровой подписью. Организация безбумажного документооборота позволила существенно сократить время обработки первичных документов, более оперативно производить оплату поставщикам и подрядчикам, производить расчеты с сотрудниками учреждений.
Благодаря формированию скан — образов первичных документов учреждения, перешедшие на централизованный бухгалтерский учет, имеют в программном продукте «1С:Документооборот государственного учреждения» полный архив учетной документации в электронном виде. Наличие сканов первичных документов ускоряет процесс предоставления информации по камеральным проверкам налоговых органов и других контролирующих организаций.
Все учреждения выбранной пилотной группы работают на программном обеспечении фирмы «1С»:
Для реализации целей проекта было принято решение о внедрении программных продуктов:
Архитектура централизованной системы показана на Рисунке 1. Система бесшовно интегрирована с решением «1С:Документооборот государственного учреждения».
Рис. 1. Архитектура АИС ФХД
На данном этапе полностью завершена передача учётных функций 24 пилотных государственных учреждений культуры, а также ИОГВ — Министерство культуры и архивов Иркутской области. Между ЕЦО и учреждениями согласованы и подписаны соглашения о передаче полномочий.
В 24 учреждениях пилотной группы перед началом проекта работали 80 бухгалтеров. В процессе централизации функций учёта была проведена оптимизация штатной численности: часть сотрудников переведена в ЕЦО на должность бухгалтера, остальные ставки в учреждениях сокращены. На текущий момент в учреждениях работает 25 сотрудников. В ЕЦО работает 38 бухгалтеров.
Таким образом, видимым результатом на текущий момент является снижение государственных расходов на содержание бухгалтерских служб. В дальнейшем ожидается более глубокое проявление экономического эффекта от централизации учёта.
Главным результатом проекта является видимое улучшение качества ведения бухгалтерского учёта в учреждениях пилотной группы:
Повышение качества бухгалтерских услуг помогает вывести управление финансами региона на новый уровень. Прозрачность данных и их корректность позволяют консолидировать актуальную информацию по всем учреждениям региона и на её основе принимать эффективные управленческие решения.
Экономическая эффективность позволяет оптимизировать бюджет и направить сэкономленные бюджетные средства на важные социальные проекты.
Повысим качество и эффективность работы бухгалтерских служб, а также скорость принятия управленческих решений. Оставьте заявку, чтобы начать работу с нами.
Дополнительная информация по телефону
Подпишитесь на рассылку для бухгалтеров: новости, акции, мероприятия и полезная
информация.
Подробнее о наших рассылках
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных
Подпишитесь на рассылку для руководителей: новости, акции, мероприятия и
полезная информация.
Подробнее о наших рассылках
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных
Этот сайт использует cookie для хранения данных. Продолжая использовать сайт, Вы даете свое согласие на работу с этими файлами.
Принимаю