Без бумаг и визитов в офис: как туроператор «Фанат Байкала» перешёл на КЭДО

О компании

«Фанат Байкала» уже более 12 лет организует туры по озеру Байкал и помогает путешественникам увидеть его таким, каким они мечтают – живым, величественным и настоящим. За это время более 50 000 гостей открыли для себя красоты этого места вместе с командой.

Неудобство бумажных документов

Все сотрудники работают удалённо, и это создавало ряд сложностей в работе с бумажными кадровыми документами.

Бухгалтеру приходилось:

• лично напоминать сотрудникам о документах;
• ждать, пока руководители приедут в офис;
• следить, чтобы никто не потерял бумагу;
• хранить документы и проверять подписание вручную.

С ростом числа дистанционных сотрудников привычная бумажная схема стала отнимать всё больше времени и требовала постоянной координации между сотрудником, руководителем и бухгалтером.

Команда решила перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО), чтобы избавиться от сбора подписей на бумаге и ускорить оформление документов без привязки к офису.

Почему выбрали «1С:Кабинет сотрудника»

Бухгалтер уже была знакома с сервисом, читала публикации и изучала возможности. Когда встал вопрос о переходе на КЭДО, выбор прошёл быстро и без сомнений.

Преимущества сервиса:

• все документы формируются в 1С и отправляются автоматически;
• для перехода небольшой компании не нужен программист;
• сотрудники и руководители видят всё в мобильном приложении, а бухгалтер – в 1С.

Как проходил переход на КЭДО

Адаптация к новому формату работы прошла быстро. Основные вопросы возникали лишь в начале, когда сотрудники впервые открывали приложение и не понимали, как отправить заявление или подписать согласие.

Что сделали по шагам:

• Подготовили базу: собрали номера телефонов сотрудников и внесли их в 1С.
• Подключили сервис: купили лицензии и настроили обмен.
• Авторизовали сотрудников: отправили им пароли, сотрудники установили приложение и вошли в свои кабинеты.
• Показали, как работать в сервисе: где отправлять заявления, как подписывать документы.

Полностью перешли на электронные формы: отпуска, приёмы, увольнения, согласие на обработку персональных данных, справки 2-НДФЛ, расчётные листки – всё стало проходить через мобильное приложение.

Во время настройки компания обращалась к специалистам «Форус», но большинство вопросов было по части использования, а не настройки обмена.

Как теперь устроена работа

Кадровые документы подписываются электронно, бумажные экземпляры больше не нужны:

• сотрудник подаёт заявление в приложении;
• документ автоматически попадает в 1С;
• бухгалтер формирует приказ – все данные подставляются автоматически;
• руководитель и сотрудник подписывают в приложении;
• документы безопасно хранятся в базе 1С;
• готово!

Система автоматически сообщает коллегам, что сотрудник ушёл в отпуск – команда заранее понимает, кто в работе, а кто недоступен.

Если документ должен подписать не один руководитель, а два-три, документы проходят цепочку автоматически.

Каждый месяц сотрудники получают расчётные листки в приложении, видят свои начисления и подтверждают ознакомление – без личных напоминаний.

В результате кадровые процессы стали быстрыми и прозрачными: вместо многодневных согласований с поездками в офис теперь всё решается за пару кликов – и у бухгалтера, и у сотрудников, и у руководства.

Что изменилось после перехода
на КЭДО

Сотрудники перестали тратить время на поездки в офис, а процесс оформления документов стал в разы быстрее.

• Экономия времени – чтобы подписать документ достаточно двух кликов.
• Меньше рутинных задач – бухгалтер больше не тратит своё время на контроль и координацию, а сотрудники – на дорогу в офис.
• Безопасность документов – всё хранится в 1С, ничего не теряется.
• Отклик от сотрудников – многие приятно удивляются, что всё можно сделать удалённо, особенно те, кто раньше работал «по старинке» на бумаге.

Сервис превратил кадровый документооборот в быстрый, прозрачный и безопасный цифровой процесс.