Переход с 1С:УПП – снизили затраты на ИТ-поддержку на 30% и выстроили единую систему для 29 подразделений

О компании

ПВП «Контакт» – федеральный поставщик решений для стоматологической отрасли с 33-летней историей. Бизнес охватывает полный цикл услуг:

• Продажа оборудования и расходных материалов,
• Сервисное обслуживание,
• Обучение специалистов,
• Развитие клиник. 

Для такой структуры важны скорость обработки данных, прозрачность складских остатков и точность планирования закупок.

Почему компания отказалась от 1С:УПП

На протяжении 13 лет учёт в компании вёлся в 1С:УПП. Система была глубоко адаптирована под процессы бизнеса и содержала большое количество доработок. Однако со временем накопились ограничения, которые начали тормозить развитие бизнеса.

Система не позволяла оперативно адаптироваться к изменениям и требовала ручных операций, что приводило к ошибкам.

Работа с маркировкой велась вне учётной системы

Маркированные товары учитывались в личном кабинете СБИС, а не внутри 1С. В результате сотрудники работали сразу в двух системах.

Это приводило к:

• Дублированию операций,
• Рискам ошибок и задержек при отгрузке,
• Невозможности инвентаризации по маркам.

Закупки было сложно планировать

Система не позволяла детально анализировать потребности подразделений и оперативно принимать решения.

Компания сталкивалась с:

• Избыточными закупками,
• Дефицитом ключевых позиций,
• Отсутствием прозрачности по обеспечению заказов,
• Сложностями с контролем ответственности за закупленный товар.

Резервы товаров контролировались вручную

Существующие регламенты и доработки в 1С:УПП требовали пересмотра. Часть товаров оставалась зарезервированной в неактуальных заказах. Например, после ухода менеджеров.

Из-за этого:

• Товар зависал в резерве,
• Снижалась оборачиваемость,
• Возрастала зависимость от ручного контроля.

Нужно было минимизировать влияние человека и повысить оборачиваемость запасов.

Бухгалтерия тратила время на ручные проверки

Даже при регулярных обновлениях система не обеспечивала автоматическую:

• Проверку НДС,
• Проверку учёта арендованных ОС,
• Сверок бухгалтерского и налогового учёта по требованиям ПБУ 18/02.

Это увеличивало нагрузку на бухгалтерию и риски несоответствия требованиям аудита.

После официального объявления о прекращении поддержки 1С:УПП стало ясно – сохранение старой системы угрожает стабильности бизнеса. Переход на новую платформу стал стратегической необходимостью.

Почему выбрали 1С:Комплексную автоматизацию на замену 1С:УПП

Основной целью проекта стала не просто миграция данных, а создание единой управляемой системы для ключевых бизнес-процессов компании.

Проект должен был решить сразу несколько задач:

• Устранить риски за счёт перехода на поддерживаемый продукт с регулярными обновлениями;
• Провести инвентаризацию доработок и оптимизировать инструменты оперативного и управленческого учёта;
• Обеспечить гибкость, возможность масштабирования и легкую адаптацию системы к изменениям бизнес-процессов.

Компания выбрала 1С:Комплексную автоматизацию, которая позволит:

• Сохранить единый контур оперативного и регламентированного учёта;
• Снизить зависимость от нестандартных доработок;
• Обеспечить поддержку законодательных изменений;
• Масштабировать систему под дальнейшее развитие бизнеса.

Как выстроили архитектуру новой системы

Типовой переход на новое решение был невозможен, так как за годы работы 1С:УПП была глубоко адаптирована под специфику предприятия.

Главной задачей было сохранить критически важную бизнес-логику, накопленную за годы работы, но при этом отказаться от избыточной кастомизации и упростить дальнейшее развитие системы.

Выбрали гибридный подход:

• Типовые возможности 1С:КА использовали там, где они закрывали задачи бизнеса;
• Критически важные справочники, документы и инструменты из 1С:УПП переносили и адаптировали под новую методологию учёта.

Такой подход позволил сохранить привычные и значимые бизнес-функции, повысить управляемость системы и сократить избыточную кастомизацию.

Как проходил переход с 1С:УПП в 1С:КА

 Нормализовали 74 000 карточек номенклатуры

Одной из самых сложных задач стала миграция данных. Команде нужно было выполнить нормализацию справочника и корректно перенести данные в соответствии с реальной структурой учёта товаров.

В системе накопилось 73 910 карточек номенклатуры, включая неактуальные. При этом часть данных использовалась нестандартно. Например, ГТД использовались внутри механизма серий, из-за чего:

• Товары учитывались как серийные, хотя фактически серий не имели.
• По импортному оборудованию дублировались серии.

В рамках проекта специалисты:

• Обработали справочник номенклатуры на стороне 1С:УПП.
• Определили правила переноса.
• Адаптировали виды номенклатуры в 1С:КА.
• Доработали правила миграции остатков собственных товаров.
• Синхронизировали типовые и нетиповые серии в один справочник Серий с обработкой остатков.
• Выделили ГТД в отдельный справочник, а серийный номер в справочник Серий.

В результате компания получила чистую и управляемую структуру данных: объём номенклатуры сократился до 45 141 актуальной позиции.

 Создали единое рабочее место менеджера по закупкам

До перехода сотрудники работали одновременно с несколькими журналами, отчётами и таблицами. В новой системе разработали специализированное АРМ закупщика, которое объединило в едином интерфейсе все ключевые данные и операции, необходимые для управления закупками.

В итоге менеджеры получили инструмент, который показывает полную картину по каждой позиции и позволяет оперативно сформировать обоснованный заказ поставщику.

Рабочее место закупщика показывает не только итоговые цифры, но и источники – откуда они взялись. Система позволяет «провалиться» от итоговой цифры до конкретного документа, склада, подразделения или клиента. Благодаря этому закупщики доверяют расчётам и могут быстро проверить или обосновать любое решение по закупке.

Подробнее о решении

 Автоматизировали резервирование товаров

Ещё одной критически важной задачей стала автоматизация резервов. Ранее часть товаров могла надолго оставаться в неактуальных резервах, что снижало оборачиваемость склада.

В рамках проекта была разработана система управления резервами в заказах клиентов, которая автоматически:

• Контролирует сроки резервирования.
• Учитывает условия оплаты по договору.
• Проверяет статус клиента.
• Управляет снятием и сохранением резервов.

Резервы теперь контролируются не по заказу в целом, а отдельно по каждой товарной позиции.

В результате компания получила гибкую и прозрачную систему резервирования, которая повысила управляемость запасов, сократила объем неактуальных резервов и снизила зависимость процессов от ручного контроля менеджеров.

Подробнее о решении

 Создали рабочее место оператора склада

Для складской логистики было разработано отдельное рабочее место оператора склада.

Система объединила:

• Управление отгрузками.
• Приоритезацию сборки.
• Печать сборочных листов.
• Контроль времени операций.
• Аналитику работы склада.

Подробнее о решении

Отгрузка товаров со склада

Оператор и контролер в одном интерфейсе видят ордера в работе с учётом склада или группы складов, вида доставки, статуса и приоритета отгрузки.

В системе реализована возможность ручной корректировки приоритетов, а также сценарий автоматического назначения задания через сканирование бейджа сотрудника.

После сканирования бейджа сотрудника система:

• Назначает следующий расходный ордер.
• Печатает сборочный лист.
• Фиксирует время начала сборки.
• Переводит документ в нужный статус.

Это позволило сократить время распределения заданий и снизить влияние человеческого фактора на запуск складских операций.

Пооперационный учёт работы склада

В расходных ордерах реализовали фиксацию начала и завершения каждого этапа работы – сборки, контроля и упаковки, а также ответственных сотрудников. Данные могут заполняться автоматически или вручную.

Компания получила инструмент для объективной оценки скорости и качества складских операций, анализа загрузки персонала и выявления узких мест в процессе отгрузки.

Монитор оператора склада

Для сотрудников склада разработали информационный стенд кладовщика, который в одном окне показывает ключевые показатели работы склада:

• Отчёты по пересорту и порче товаров.
• Статистику по сборочным листам и работе сборщиков.
• Данные по отправленным и принятым товарам.
• Информацию по заявкам в пути.

Руководитель склада получил инструмент ежедневного контроля показателей прямо в рабочем контуре.

Результат внедрения: единая система управления вместо разрозненного учёта в 1С:УПП

Переход с 1С:УПП на 1С:КА позволил компании ПВП «Контакт» объединить разрозненные процессы: закупки, склад, продажи, резервы и учёт в единую систему.

Ключевой эффект проекта – снижение зависимости от ручных операций и повышение управляемости бизнеса за счёт прозрачных сквозных процессов.

Обеспечили достоверный учёт и работу с маркировкой

В результате миграции специалисты структурировали и сформировали методологически выверенную нормативно-справочную базу в 1С:КА. Это позволило устранить накопленные ошибки и лишние элементы справочников и повысить достоверность данных.

Благодаря переходу обеспечено полное соответствие законодательным требованиям в части маркировки. Учёт маркированного товара перенесен внутрь учётной системы, а внешняя система используется только для электронного документооборота.

Снизили затраты на поддержку системы на 30%

Компания отказалась от платформы с высокой стоимостью поддержки и постоянными доработками. Переход на современную систему позволил:

• Сократить стоимость владения
• Обеспечить регулярные обновления законодательства
• Снизить риски при поддержке устаревшего решения
  

Ускорили работу ключевых подразделений

Сотрудники получили единый инструмент управления, который объединяет данные из разных подсистем в одном рабочем месте и исключает необходимость работы в разрозненных отчётах и журналах.

Это позволило получить измеримый эффект в процессах:

• На 20% ускорили обработку заказов – объединили данные по остаткам, резервам и потребностям в одном интерфейсе и сокращения ручных проверок.
• На 10% ускорили исполнения заказов – автоматизировали складские операции и распределение заданий.
• На 10%ускорили получения управленческой отчётности – настроили автоматическое формирование данных из единой системы.
• На 30%ускорили получения регламентированной отчётности – снизили ручные операции и унифицировали учётные данные.
• На 5% сократили трудозатрат подразделений – устранили дублирование данных.

Увеличили оборачиваемость складских запасов на 5%

Компания получила гибкую и прозрачную систему резервирования, которая:

• Сокращает объём неактуальных резервов;
• Снижает зависимость от ручного контроля менеджеров;
• Обеспечивает своевременные уведомления и управляемое снятие резервов;
• Поддерживает сложные сценарии продаж, включая товары под заказ и муниципальных клиентов.

Команда ПВП «Контакт» получила устойчивую основу для дальнейшего развития: масштабирования бизнеса, повышения эффективности процессов и снижения операционных рисков без увеличения нагрузки на сотрудников и ИТ-ландшафт.