Как мы внедрили пилот по электронным перевозочным документам: кейс компаний «Сарма» и «Никалид»

Почему мы запустили пилот

Наши аналитики и специалисты по электронному документообороту начали изучать ГИС ЭПД сразу после утверждения требований. Стало очевидно: переход будет сложным для большинства компаний – от логистических служб до бухгалтерии и водителей.

Поэтому мы решили отработать весь процесс: подключить реальных перевозчиков и грузоотправителей, пройти путь от настройки до оформления первой электронной перевозки и увидеть, где бизнесу нужна поддержка.

Так появилась пилотная группа из двух компаний:

• мебельная фабрика «Сарма» – производитель матрасов и мягкой мебели с широкой сетью поставок по России;
• транспортная компания «Никалид» – перевозчик, работающий как по РФ, так и по международным направлениям.

Как компании вошли в проект

Обе компании откликнулись на приглашение сразу – тема была для них новой, а переход неминуем.

«Мы решили поучаствовать, потому что это будущее. Хотели испытать всё на себе и понять, как это будет работать на наших клиентах», – говорит Анатолий Устюгов, заместитель директора по автотранспорту «Никалид».

«Процесс бумажных накладных занимал слишком много времени: подписания, ожидания, потери документов, исправления. Поэтому мы были готовы к эксперименту», – отмечает Наталия Сайпашева, начальник отдела логистики «Сарма».

Первая встреча и подготовка

Мы организовали онлайн-встречу, где:

• показали, как работает 1С-ЭПД;
• объяснили структуру электронно-транспортной накладной и все титулы;
• разобрали роль каждой стороны – отправителя, перевозчика и получателя;
• ответили на вопросы по переходу, подписям, доверенностям и настройке.

Было важно снять напряжение участников эксперимента и объяснить, что внедрение – это не «перепрошивка бизнеса», а понятная цепочка действий.

После встречи создали общий чат в мессенджере и перешли к настройке.

Подключение сервиса: быстрее, чем ожидали

Для пилота мы использовали стандартный функционал 1С-ЭПД и выполнили минимально необходимую настройку:

• подключили сервис электронного документооборота;
• выпустили машиночитаемые доверенности;
• обменялись приглашениями между компаниями;
• активировали в базе обмен с ГИС ЭПД.

Вся техническая подготовка заняла 5-10 минут!

Наталия отмечает:

«Мы готовились к долгому процессу, но подключение прошло очень быстро. Всё было понятно и оперативно».

Первая перевозка: от отправки до приёмки – полностью в электронном виде

12 ноября 2025 года мы вместе с компаниями оформили первую электронную накладную:

• Грузоотправитель в Усолье-Сибирском оформляет первый титул
  В 1С создаётся электронная транспортная накладная, данные отправляются в ГИС ЭПД.
• Перевозчик оформляет свой титул
  Заполняет данные о машине, водителе, грузе – также отправляет их в систему.
• Водитель получает QR-код
  QR-код содержит всю информацию о грузоперевозке. И главное – работает без интернета, что критично на трассе.
• В Красноярске оформляется разгрузка и приёмка
  Груз принимают, подписывают титулы, данные автоматически уходят в ГИС ЭПД и отобразятся в 1С у всех сторон.

Итог: перевозка оформлена, все титулы подписаны, документооборот завершён – без единого листа бумаги.

Анатолий вспоминает:

«Документы подписались без проблем. Всё прошло быстро, клиент тоже сразу увидел нашу подпись. Бумаги не нужно, оригиналы не теряются – удобно».

Что удалось улучшить в процессе пилота

Работая с реальными перевозками, мы получили ценную обратную связь.

В процессе мы:

• отладили схему работы всех титулов;
• проработали сценарии ошибок и подсказок в интерфейсе;
• доработали инструкции для водителей;
• провели несколько мини-ситуаций по исправлению документации;
• протестировали работу сервиса в регионах с низким уровнем связи.

Наши специалисты подключались оперативно, помогали настроить подписи, устраняли технические нюансы, подсказывали варианты использования сервиса в сложных маршрутах.

Что говорят участники пилота

«Сарма»

«Мы наконец избавились от проблемы грязных, утерянных или не полностью подписанных документов. Теперь оплата поставщикам проходит быстрее – документы в порядке с первого раза».

«Никалид»

«Электронная транспортная накладная быстро подписана, никаких бумажных оригиналов не нужно, всё в электронном виде. Клиент сразу видит, что груз доставлен, документооборот завершен».

К чему мы пришли и что планируем дальше

По итогам пилота мы убедились, что:

• бизнес готов к переходу на электронные перевозочные документы
• даже сложные маршруты можно полностью оформить в электронном виде
• время ожидания документов сокращается с недель до минут
• риски потери документов исчезают • можно значительно ускорить расчёты между сторонами

Мы планируем:

• расширять поддержку дополнительных сценариев перевозок
• улучшить автоматическое заполнение данных
• упростить работу водителей через мобильный интерфейс
• запускать отраслевые шаблоны для типовых грузоперевозок
• проводить обучение для новых клиентов

Компании «Сарма» и «Никалид» – первые в Иркутской области, кто подключился к ГИС ЭПД с помощью сервиса 1С-ЭПД. Благодаря их опыту мы получили полноценную практическую базу и уверенность в том, что готовы подключать следующих клиентов – быстро, корректно и с поддержкой на каждом этапе.