«Система тормозила бизнес»: как мы ускорили работу 1С:ERP УСО

О компании

ООО СЗ «АТОЛЛ» – строительная компания, которая совмещает функции заказчика-застройщика и генерального подрядчика. Компания реализует проекты жилой и коммерческой недвижимости, выполняет строительные работы, продаёт объекты и управляет собственным недвижимым имуществом.

Для такого бизнеса важны скорость и стабильность работы учётной системы: сбои и падения производительности напрямую влияют на сроки закрытия периодов, своевременную подачу документации и приводят к потере контроля над текущими операциями.

В 2022 году компания внедрила «1С:ERP Управление строительной организацией» (1С:ERP УСО). Однако со временем начали проявляться серьёзные проблемы в работе системы.

Почему система начала тормозить бизнес

В системе накопилось большое количество расширений и доработок, часть решений конфликтовала между собой. После обновления доработки начали конфликтовать с типовой конфигурацией, отсутствовала документация по внесённым изменениям. В системе неоднократно изменялась учётная политика внутри отчётных периодов, были сложно настроенные механизмы раздельного учёта НДС. Кроме того, в регистрах учёта накопилось большое количество ручных корректировок.

Первый шаг к решению – проведение обследования

Компания искала подрядчика, который обеспечит стабильную работу системы без её кардинальной перестройки. Выбор был сделан в пользу «Форус» по нескольким причинам:

• Системный подход – сначала проводим детальную диагностику, затем формируем и реализуем корректирующие действия. Это позволяет заказчику получить полную картину состояния системы и понятный план дальнейших шагов.
• Глубокая экспертиза – наша команда обладает опытом работы со сложными участками 1С:ERP УСО, включая раздельный учёт НДС, расчёт себестоимости и закрытие периода.
• Прозрачное сопровождение – предоставляем отчётность по каждому этапу: от фиксации каждой заявки до предоставления еженедельных отчётов. Заказчик сохраняет полный контроль над ИТ-инфраструктурой.

Вместо запуска нового проекта по внедрению ERP мы предложили сначала провести комплексное обследование системы: это позволило бы оценить техническое состояние решения, выявить первопричины проблем и подготовить план дальнейших работ.

Так мы выявили причины нестабильной работы:

• Неточности в настройках учётной политики и регламентированного учёта.
• Сложную организацию раздельного учёта НДС.
• Недочёты в правилах распределения НДС.
• Многочисленные ручные корректировки регистров, накопленные за несколько лет эксплуатации.
• Нарушения последовательности проведения документов.
• Ошибки в регистрах себестоимости.
• Большое количество неструктурированных доработок и конфликтующих расширений.
• Отсутствие документации по выполненным изменениям.

Многие ошибки устранялись локально, без устранения первопричин. В результате система постепенно перешла в режим постоянного исправления последствий, а количество проблем росло от периода к периоду. 

Нашли причины нестабильности системы

Мы подробно разобрали выявленные проблемы, оценили возможные варианты развития системы и сформировали план действий по восстановлению корректной работы системы.

Исправили ошибки и ускорили работу

Навели порядок в доработках

За время эксплуатации в системе накопились десятки расширений.

Мы провели полную инвентаризацию доработок, устранили противоречия и начали объединение разрозненных расширений в единую структурированную архитектуру. Отдельно были убраны изменения, влияющие на распределение НДС, после чего система была максимально возвращена к типовому поведению.

Это позволило упростить поддержку системы, снизить риски при обновлениях и создать основу для дальнейшего развития.

Вернули заказчику контроль над инфраструктурой

Отдельной задачей стала организация инфраструктуры. На момент начала проекта все базы данных и серверы находились под управлением предыдущего подрядчика. Заказчик фактически не имел полного контроля над собственной системой.

Мы взяли на сопровождение инфраструктуру и помогли выстроить модель, в которой владельцем серверов и данных является клиент, а подрядчик выступает только обслуживающей стороной – такой подход снижает зависимость от конкретного интегратора и обеспечивает безопасность бизнеса.

Настроили мониторинг производительности

Ранее пользователи регулярно сталкивались с падением производительности системы. Например, во время расчета заработной платы работа остальных сотрудников могла практически останавливаться.

Мы перенесли серверную инфраструктуру в VK Cloud, чтобы предотвратить такие ситуации, и внедрили систему проактивного мониторинга.

Обеспечили постоянный контроль стабильности системы:

 Предупреждаем снижение производительности

Ведём мониторинг загруженности системы в режиме реального времени. Если показатели превышают допустимые значения, оперативно анализируем причины роста нагрузки и принимаем меры, чтобы избежать замедления работы системы для пользователей.

 Наблюдаем за состоянием работоспособности сервера

Например, один из показателей – это использование оперативной памяти. Отслеживаем использование оперативной памяти и получаем уведомления при приближении к пороговым значениям. На основе этих данных помогаем принять решение: увеличить объём доступной памяти при росте нагрузки или сократить выделенные ресурсы при их избыточности.

 Проверяем корректность резервного копирования

Контролируем размер резервных копий и отслеживаем ошибки при их создании. Любые отклонения от штатных показателей помогают своевременно выявить сбои в процессах, проверить корректность резервного копирования и подтвердить возможность восстановления данных.

Система мониторинга позволяет обеспечить стабильную работу системы, получить необходимый запас вычислительных ресурсов и исключить ситуации, когда выполнение ресурсоемких операций негативно влияло на работу остальных пользователей. Кроме того, компания получила прозрачное управление инфраструктурой и возможность оперативно масштабировать ресурсы по мере роста нагрузки.

В результате – стабильная работа системы без внедрения новой

Несмотря на накопившиеся сложности и доработки предыдущего внедрения, компании удалось сохранить существующую ERP-систему и избежать внедрения новой с нуля.

Обеспечили поддержку пользователей

• Обращения фиксируются и контролируются в проектном журнале
• Компания регулярно получает статус-отчёты по проекту
• Первичная реакция на обращения – до 30 минут
• Процесс работы с задачами прозрачен от поступления до закрытия

Облегчили сопровождение системы

• Расширения собраны в одно решение
• Обновления проходят автоматически и без ошибок
• Система развивается без потери управляемости

Выстроили прозрачную инфраструктуру

• Компания контролирует серверы и информационные базы
• Ведётся мониторинг производительности и резервного копирования
• Пользователи получают проактивную поддержку

Следующий шаг: восстановление налогового учёта

Технические проблемы решены, но в ходе обследования мы также выявили накопившиеся с 2022 года сложности в регламентированном учёте, которые требуют решения.

Как можно восстановить учёт

• Внедрение системы 1С:ERP УСО с чистого листа. По предварительной оценке, такой проект мог занять до 2 лет и потребовать инвестиций свыше 40 млн рублей.
• Перенос регламентированного учёта в 1С:Бухгалтерия, а в 1С:ERP УСО оставить только управленческий контур. Этот сценарий также требовал приобретения и внедрения новой системы, переноса данных, настройки интеграции между информационными базами и последующей сверки учета. Срок реализации оценивался в 4–6 месяцев, а стоимость проекта – от 10 млн рублей.
• Восстановление корректности учёта в существующей базе путем исправления накопленных с 2022 года ошибок. Такой подход предполагал последовательное исправление данных и настроек, возврат системы к типовому поведению и восстановление корректной работы механизмов НДС.

Сейчас компания оценивает варианты, а мы продолжаем сопровождение с поэтапным исправлением учётных данных.