Организация КЭДО на крупном предприятии с использованием 1С

<p style="text-align: justify;"> В крупных компаниях, особенно в условиях повышенной безопасности и специфики производства, цифровое управление кадровыми документами становится ключевым фактором эффективной работы. В этой статье мы подробно рассмотрим, как сервисы 1С обеспечивают полный контроль, безопасность и соответствие законодательству в области кадрового документооборота. </p> <p style="text-align: justify;"> Вы можете посмотреть материал в формате видео: </p> <iframe width="720" height="405" src="https://rutube.ru/play/embed/5f9c829376d9ccef2357917487a71fcf" style="border: none;" allow="clipboard-write; autoplay" allowFullScreen ></iframe> <br> <p style="text-align: justify;"> </p> <h3 style="text-align: left;">Почему компании переходят на КЭДО</h3> <p style="text-align: justify;"> </p> <ul class="symbol-marker-list" style="text-align: justify;"> <li><b>Снижение затрат на документооборот:</b> компании экономят на печати, доставке, хранении и обслуживании архивов, оптимизируя использование ресурсов.</li> <li><b>Быстрые и удобные кадровые процессы:</b> создание, согласование и подписание документов происходит онлайн и занимает минимум времени.</li> <li><b>Полный контроль и прозрачность:</b> всегда можно посмотреть, на каком этапе находится документ, кто и когда с ним работал, что в разы упрощает контроль.</li> <li><b>Юридическая значимость и безопасность:</b> документы соответствуют требованиям законодательства и подписываются электронными подписями.</li> <li><b>Удобство для удалённых и растущих команд:</b> КЭДО одинаково эффективно работает с офисными и дистанционными сотрудниками, легко масштабируется при росте штата и помогает выстраивать единые процессы во всей компании.</li> </ul> <p style="text-align: justify;"> КЭДО делает взаимодействие с кадровыми документами простым и удобным: все материалы всегда под рукой, а оформление и согласование занимают минимум времени и не требуют личного присутствия. </p> <h3 style="text-align: left;"> Единая система КЭДО на базе решений 1С </h3> <p style="text-align: justify;"> КЭДО – это не только подписание и ознакомление сотрудников с документами. Полный жизненный цикл включает также хранение, архивирование и регламентированное уничтожение кадровых документов. </p> <p style="text-align: justify;"> Решения на платформе 1С позволяют автоматизировать каждый этап этого процесса: </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <ul class="symbol-marker-list" style="text-align: justify;"> <li>Кадровый учёт и расчёт заработной платы ведутся в 1С:ЗУП.</li> <li>Взаимодействие с сотрудниками и электронное подписание документов осуществляется через 1С:Кабинет сотрудника.</li> <li>Долгосрочное и регламентированное хранение кадровых документов обеспечивается с помощью 1С:Архив.</li> </ul> <p> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Такой подход позволяет закрыть весь цикл работы с кадровыми документами в одной системе. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <h3 style="text-align: left;"> 1С:Кабинет сотрудника для электронного взаимодействия </h3> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Сервис <a href="/produkty-1c/servisy/1c-kabinet-sotrudnika/" title="https://clck.ru/3QtTVg" target="_blank">1С:Кабинет сотрудника</a> является ключевым инструментом для организации кадрового электронного документооборота на крупном предприятии. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Он обеспечивает: </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <ul class="symbol-marker-list" style="text-align: justify;"> <li>Взаимодействие сотрудников с кадровой службой через приложение.</li> <li>Возможность подачи, согласования и подписания документов в электронном виде.</li> <li>Интеграцию с учётной системой 1С:ЗУП.</li> <li>Хранение данных на локальных серверах, что соответствует требованиям информационной безопасности.</li> <li>Гибкую настройку маршрутов согласования, учитывающих специфику бизнес-процессов предприятия.</li> </ul> <p style="text-align: justify;"> </p> <h4 style="text-align: left;"> Особенности локальной версии </h4> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Для крупных предприятий с повышенными требованиями к защите информации локальная версия сервиса является оптимальным решением. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: left;"> <b>Ключевые особенности:</b> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <ul class="symbol-marker-list" style="text-align: justify;"> <li><b>Хранение данных на локальных серверах:</b> исключается передача информации через интернет, что соответствует требованиям Федерального закона о персональных данных и нормативам по безопасности критической информационной инфраструктуры.</li> <li><b>Работа в закрытом контуре:</b> система функционирует без подключения к интернету, что повышает безопасность и снижает риски утечек информации.</li> <li><b>Настраиваемая функциональность:</b> IT-специалисты предприятия самостоятельно управляют обновлениями и, при необходимости, доработками, адаптируя систему под уникальные бизнес-процессы.</li> <li><b>Интеграция с корпоративной сетью:</b> обмен документами происходит по внутренней сети предприятия, что обеспечивает высокую скорость и защищённость передачи данных.</li> </ul> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Подключение 1С:Кабинет сотрудника обеспечивает использование типового функционала зарплатных и бухгалтерских решений 1С, без необходимости в сложных интеграциях и дополнительных доработках. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <div class="card-body card-custom-md my-2"> <p style="text-align: justify;"> <b>Переведём кадровые документы «в цифру»</b> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Поможем настроить КЭДО и обеспечим мобильное взаимодействие сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> <a href="https://clck.ru/3QtTUo" title="https://clck.ru/3QtTUo" target="_blank">Хочу демо</a> </p> </div> <br> <p> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <h4 style="text-align: left;"> Как это работает на примере: согласование заявления на отпуск в 1С </h4> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Подача заявления на отпуск в 1С:Кабинет сотрудника проходит несколько последовательных этапов: </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <ul class="symbol-marker-list" style="text-align: justify;"> <li><b>Подача заявления:</b> сотрудник в приложении выбирает тип отпуска и указывает даты.</li> <li><b>Подтверждение подписью:</b> для отправки заявления вводит пароль электронной подписи.</li> <li><b>Согласование:</b> документ проходит этапы согласования, которые могут включать несколько участников и уровней.</li> <li><b>Регистрация в учётной системе:</b> после согласования заявление автоматически появляется в системе 1С:ЗУП.</li> <li><b>Издание приказа: </b>сотрудник отдела кадров формирует приказ об отпуске и подписывает электронной подписью.</li> <li><b>Ознакомление сотрудника: </b>сотрудник получает уведомление в приложении о новом приказе и также подписывает его электронной подписью.</li> </ul> <p> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Таким образом обмен документов происходит полностью в электронном формате. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <div class="card-body card-custom-md my-2"> <p style="text-align: justify;"> <b>Как DNS перевёл около 40 000 сотрудников на КЭДО</b> </p> <p style="text-align: justify;"> Теперь компания подписывает кадровые документы 1С:Кабинет сотрудника по всей России. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> <a href="/about/cases/kak-dns-perevodit-40-000-sotrudnikov-na-kedo-i-sokrashchaet-zatraty/" title="https://clck.ru/3QtTWa" target="_blank">Читать</a> </p> </div> <br> <p> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <h3 style="text-align: left;"> Долгосрочное хранение документов в 1С:Архив </h3> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> <a href="/produkty-1c/1c-arhiv/" title="https://clck.ru/3QtTVs" target="_blank">1С:Архив</a> – это универсальная система долговременного хранения бумажных и электронных документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <h4 style="text-align: left;"> Зачем внедрять 1С:Архив на крупном предприятии </h4> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <ul class="symbol-marker-list" style="text-align: justify;"> <li>Централизация хранения: накопление кадровых и бухгалтерских документов в одном месте из различных учётных систем (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия и др.).</li> <li>Разгрузка учётных систем: перенос архивных документов повышает скорость работы основного ПО.</li> <li>Организация уничтожения документов по истечении срока хранения.</li> <li>Экономия дискового пространства за счёт физического удаления двоичных данных архивных документов.</li> <li>Соответствие законодательству: соблюдение статей 62 и 392 Трудового кодекса РФ, Федерального закона №125 и приказа Росархива №236.</li> </ul> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Эти факторы обеспечивают не только технологическую, но и юридическую надёжность процессов хранения кадровых документов. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <h4 style="text-align: left;"> Варианты поиска документов в системе 1С:Архив </h4> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <ul class="numeric-marker-list" style="text-align: justify;"> <li>Множественные отборы на форме списка документов: поиск по дате, виду документа, форме, делу и другим реквизитам.</li> <li>Поиск из карточки дела: просмотр всех документов, связанных с конкретным делом.</li> <li>Полнотекстовый поиск: поиск по содержимому документов и метаданным в базе данных.</li> </ul> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Система позволяет быстро находить необходимые документы, что особенно важно в условиях крупного предприятия с большим объёмом кадровой документации. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <h4 style="text-align: left;"> Юридическая значимость электронных подписей </h4> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Юридическая значимость электронных документов зависит от актуальности электронных подписей. Срок действия сертификата электронной подписи ограничен, после чего подпись теряет юридическую силу. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Решение есть – использование меток доверенного времени, которые продлевают срок действия подписей. В 1С:Архив реализована функция: </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <ul class="symbol-marker-list" style="text-align: justify;"> <li>Автоматическое усовершенствование подписей до архивного формата хранения.</li> <li>Продление меток доверенного времени с автоматическим обновлением срока действия подписи, что позволяет сохранять юридическую значимость документов на десятилетия (например, метка времени в одном из документов действует до 2037 года).</li> </ul> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Это критически важно для документов с постоянным сроком хранения. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <h4 style="text-align: left;"> Обеспечение целостности и сохранности электронных документов </h4> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Для защиты архивных документов от повреждений и потерь система реализует: </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <ul class="symbol-marker-list" style="text-align: justify;"> <li>Регулярные автоматические проверки целостности файлов и наличия документов.</li> <li>Учёт единиц хранения и ошибок с подробным отчётом о найденных проблемах.</li> <li>Распределённое хранение на томах с поддержкой технологии RAID для обеспечения резервного копирования и защиты от сбоев аппаратного обеспечения.</li> </ul> <p> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Такие меры гарантируют сохранность кадровых документов в течение всего срока их хранения. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <h4 style="text-align: left;"> Уничтожение электронных документов в системе 1С:Архив </h4> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Уничтожение электронных документов происходит в два этапа: </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <ul class="numeric-marker-list" style="text-align: justify;"> <li><b>Мягкое удаление:</b> создание и проведение документа об уничтожении, с возможностью печати акта и удаления файлов из системы учёта.</li> <li><b>Физическое уничтожение:</b> через 14 дней после проведения документа двоичные данные окончательно стираются с носителей.</li> </ul> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Процесс включает: </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <ul class="symbol-marker-list" style="text-align: justify;"> <li>Заполнение документа «Уничтожение дел» с указанием организации, формы документов, подразделения и ответственного лица.</li> <li>Автоматическое или ручное формирование списка документов для уничтожения на основании сроков хранения.</li> <li>Подтверждение удаления с предупреждением о безвозвратном удалении.</li> </ul> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Система обеспечивает юридически корректную утилизацию документов и освобождение пространства для хранения новых данных. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <h3 style="text-align: left;"> Преимущества комплексного решения 1С для кадрового электронного документооборота </h3> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Использование интегрированного набора продуктов 1С – 1С:ЗУП, 1С:Кабинет сотрудника и 1С:Архив – предоставляет крупному предприятию следующие преимущества: </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <ul class="symbol-marker-list" style="text-align: justify;"> <li>Создание единого цифрового пространства для кадровой службы, бухгалтерии, руководителей и сотрудников.</li> <li>Сокращение трудозатрат за счёт автоматизации процессов и самообслуживания сотрудников.</li> <li>Полная прозрачность и контроль на всех этапах документооборота.</li> <li>Повышение скорости взаимодействия, особенно в распределённых компаниях.</li> <li>Соответствие требованиям действующего законодательства.</li> <li>Удобство и мгновенный доступ к документам при проверках и аудите.</li> </ul> <p> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> В итоге предприятие получает современную, безопасную и эффективную систему кадрового электронного документооборота, способствующую оптимизации работы и снижению рисков. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <h3 style="text-align: left;"> Рекомендации по организации кадрового электронного документооборота </h3> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Организация кадрового электронного документооборота на крупном предприятии требует комплексного подхода, учитывающего специфику производства, требования законодательства и особенности информационной безопасности. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Мы рекомендуем: </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <ul class="symbol-marker-list" style="text-align: justify;"> <li>Использовать локальную версию 1С:Кабинет сотрудника для обеспечения конфиденциальности и безопасности данных.</li> <li>Внедрять электронные формы кадровых документов, адаптированные под внутренние процессы.</li> <li>Обеспечить обучение персонала и поддержку пользователей с помощью учебных материалов и интерактивных помощников.</li> <li>Организовать долгосрочное хранение документов в системе 1С:Архив, обеспечивающей сохранность, юридическую значимость и удобный поиск документов.</li> <li>Автоматизировать процессы уничтожения документов, строго соблюдая сроки хранения.</li> <li>Постоянно контролировать целостность и актуальность электронных подписей с помощью меток доверенного времени.</li> </ul> <p> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Применение такого комплексного решения позволит повысить эффективность кадровой службы, снизить риски юридической и информационной безопасности и обеспечить нормативное соответствие документооборота на предприятии. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <div class="card-body card-custom-md my-2"> <p style="text-align: justify;"> <b>Переведём кадровые документы «в цифру»</b> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Поможем настроить КЭДО и обеспечим мобильное взаимодействие сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> <a href="https://clck.ru/3QtTUo" title="https://clck.ru/3QtTUo" target="_blank">Хочу демо</a> </p> </div> <br> <p> </p> <p style="text-align: justify;"> </p>