Электронный документооборот: правила формирования копии электронного документа на бумажном носителе
С каждым днём электронный документооборот становится всё более популярным. Однако у пользователей, ранее не работавших с электронными документами, мысли о переходе на ЭДО могут вызвать некоторые опасения. На первый взгляд может показаться, что работать с такими документами сложнее, чем с бумажными, ведь у них так много особенностей.
На самом деле, электронные документы – это просто и удобно. Они формируются автоматически, что позволяет свести к минимуму возможные ошибки, а также систематизированы, не теряются и всегда доступны для быстрого поиска по ключевым параметрам.
Прежде чем отказаться от традиционного документооборота в пользу ЭДО, пользователи, как правило, подробно изучают правила работы с электронными документами. Один из наиболее популярных вопросов звучит так: какие существуют правила формирования копии электронного документа на бумажном носителе и какими нормативно-правовыми актами это регулируется? Сейчас мы подробно ответим на этот вопрос на примере.
Разберём следующую ситуацию: бухгалтер создаёт в программе 1С заявку на кассовый расход, затем руководитель подписывает её с помощью электронной подписи и отправляет в казначейство. Проверив документ, казначейство его также подписывает и возвращает обратно в организацию. Проверенную заявку распечатывают и прикладывают в журнал операций, предварительно проставив на неё собственноручную подпись руководителя. Таким образом, получается, что руководитель подписал документ дважды – электронной подписью перед отправкой в казначейство и ручкой для журнала операций. Вопрос: можно ли прикладывать заявку к журналу операций без собственноручной подписи руководителя, не нарушив при этом законодательство? Если да, то какие нормативные правовые акты необходимо указать в приказе руководителя о таком документообороте?
В соответствии с законодательством, первичный учётный документ можно составлять как на бумажном носителе, так и в электронной форме. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признаётся равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью – об этом говорится в п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ.
В свою очередь, правила документооборота на уровне организации утверждаются каждым конкретным учреждением в рамках учётной политики.
В её составе обязательно должны быть утверждены правила документооборота и технология обработки учётной информации.
Вывод документов на бумажные носители для хранения с последующим проставлением подписей руководителя и главного бухгалтера может быть также предусмотрен учётной политикой организации. В случае необходимости сформировать копию электронной заявки в бумажном виде, сотрудник организации, изготовивший копию, должен подписать её и добавить отметку "копия электронного документа". Подробные разъяснения даны в письме Минфина России от 03.06.2014 № 02-07-05/26571.
Подытожим: организация вправе самостоятельно определить порядок формирования журналов операций и документов, прилагаемых к ним, и это не будет являться нарушением нормативных правовых актов о ведении бухгалтерского учёта. Используемый вид документооборота необходимо закрепить в учётной политике. Следовательно, к журналу операций можно прикладывать бумажные копии электронных документов, подписанные только ответственным за копию сотрудником организации.
Таким образом, мы можем убедиться, что использование ЭДО не вызовет дополнительных сложностей, а наоборот, упростит процесс формирования и обмена документами.
Предлагаем Вам прямо сейчас протестировать работу с электронными документами, подключив сервис
1С-ЭДО бесплатно!
Дополнительную информацию вы можете получить по телефону
+7 (3952) 78-00-00
Все новости ➔
