Как подготовить понятный отчет?
03.07.2016
Сдавать отчетность в налоговую, с каждым годом становится все проще и проще – появляются разные сервисы, проводятся семинары и курсы… А что делать, если приходится готовить отчеты еще и для руководителя? Например, отчеты с расходами всех филиалов? А ведь они должны быть максимально наглядными, чтобы было легче воспринимать информацию и анализировать данные. Мы понимаем, что на это уходит много времени и сил, и предлагаем вам решение. Но для начала давайте проведем небольшой эксперимент.
Посмотрите на рисунок 1 и скажите, у какого города самые высокие продажи?
Рис.1. Скажите, у какого города самые высокие продажи?
Согласитесь, сложно сразу сориентироваться в таком отчете, сплошные цифры… В этом примере взята небольшая таблица, а что будет если данных станет больше? Именно так выглядит большинство наших отчетов – смесь цифр и букв.
А теперь посмотрите на рисунок 2, вы видите какой город имеет самые высокие показатели?
Рис.2. А теперь, какой город имеет высокий показатель?
Сейчас даже не надо вглядываться в цифры, все итак понятно, Красноярск в апреле стал лидером продаж. Наглядность выросла в разы, а сил и времени потрачено – в 2 клика мышкой с Excel. Если настроить немного по-другому отображение данных, мы сможем увидеть всю картину продаж за год: у кого в каком месяце были высокие и низкие продажи по сравнению с другими городами. И все это в той же самой, известной всем программе Excel!
Из этих двух рисунков видно, что в подаче отчета важны не только сами расчеты, но и формат представления. Даже такой простой способ наглядности уже сокращает время анализа данных.
Говоря о наглядной подаче данных, мы говорим о визуализации информации. Визуализация достигается с помощью схем, диаграмм и шкал. В итоге сухие таблицы с данными превращаются в живые интерактивные презентации.
Например, сумму продаж за 6 месяцев по тем же городам можно показать, как гистограмму, и для удобства восприятия отсортированную по убыванию – рисунок 3.
Рис.3. Сделаем отчет более наглядным
Самое главное – отчет можно настроить только 1 раз! Дальше вы будете просто обновлять его, а данные самостоятельно встанут на свои места.
Даже такие простые операции помогут вам сократить свое время для подготовки отчета, а ваше руководство будет благодарно за наглядное представление аналитики.
Но руководство компании интересуют не только общие цифры, но и подробности. Например, продажи все по тем же городам, но в разрезе товаров, менеджеров, видов клиентов и т.д. Даже если нашу небольшую таблицу детализировать хотя бы по пяти наименованиям товаров, то она даже без итогов и заголовков займет уже 35 строк, т.е. просто не поместится на лист. И простая цветовая разметка, как в начале, нам поможет слабо.
Поэтому, когда данных много, нужно использовать интерактивные отчеты, например, как на рисунке 4.
Рис.4. Вот так выглядит интерактивный отчет
Вот так всего в несколько кликов и настроек отчет, состоящий из одних цифр, превратился в наглядную и интерактивную аналитику, в которой разберется каждый. И для подготовки такого отчета не нужна специальная программа, все делается в привычном Excel.
Вы узнаете, как из данных, занимающих тысячи строк, извлечь только нужную информацию и представить ее в виде компактного отчета. Научитесь эффективно структурировать информацию и добавлять иллюстрации, которые сделают этот отчет понятным и легко читаемым. Вы будете создавать собственные простые и сложные формулы прямо в сводной таблице и научитесь строить интерактивные диаграммы и таблицы. Узнаете об ограничениях сводных отчетов и о том, как их преодолеть. А самое важное, будете делать это за считанные минуты с помощью сводных таблиц.
Дополнительную информацию вы можете получить по телефону
+7 (3952) 78-00-00
Все новости ➔
