Электронный документооборот в образовательных учреждениях и его организация в 1С:Колледж

<p style="text-align: justify;"> Электронный документооборот предусматривает создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с деятельностью образовательной организации, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Решение о введении электронного документооборота и порядок его осуществления утверждаются образовательной организацией по согласованию с её учредителем. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> <b>Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью</b>, установлены статьёй 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ). Согласно данным условиям, под электронным документом понимается информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью (далее вместе – электронная подпись). </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> <b>Чтобы применять для подписания электронного документа простую электронную подпись необходимо соблюдение двух условий</b>, установленных в статье 9 Федерального закона № 63-ФЗ: </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <ul class="numeric-marker-list" style="text-align: justify;"> <li>Во-первых, простая электронная подпись должна содержаться в самом электронном документе;</li> <li>Во-вторых, ключ простой электронной подписи должен применяться в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.</li> </ul> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Для того чтобы использовать простую электронную подпись необходимо установить правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи, а также обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Необходимо учитывать то, что использование простой электронной подписи для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, не допускается. </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> <b>Для признания квалифицированной электронной подписи</b> должны быть выполнены следующие условия, установленные в статье 11 Федерального закона № 63-ФЗ: </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <ul class="line-marker-list" style="text-align: justify;"> <li>Квалифицированный сертификат должен быть создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;</li> <li>Квалифицированный сертификат должен быть действительным на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определён;</li> <li>Должен быть положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и также должно быть подтверждено отсутствие изменений, внесённых в этот документ после его подписания. При этом проверка осуществляется с использованием средств электронной подписи, имеющих подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ, и с использованием квалифицированного сертификата лица, подписавшего электронный документ.</li> </ul> <p style="text-align: justify;"> </p> <h3 style="text-align: justify;"> <i>1С:Колледж позволяет реализовать электронный документооборот!</i> </h3> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Функционал программы предусматривает формирование документов по следующим разделам: приёмная комиссия, отделения, успеваемость, выпуск, учебная часть, расписание, производственное обучение, профессиональное обучение, методические комиссии, методическая работа, рабочие программы, кадровый учёт, воспитательная работа, общежитие, кураторы, стипендия и материальная помощь, канцелярия и другим.  </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> <b>В указанных разделах формируются: </b> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <ul class="line-marker-list" style="text-align: justify;"> <li>приказы о движении контингента обучающихся (о зачислении, отчислении, восстановлении, переводе, об академическом отпуске и других видах отпусков), </li> <li>приказы об изменении персональных данных обучающихся, </li> <li>приказы об утверждении тем курсовых проектов (работ), выпускных квалификационных работ, </li> <li>приказы об утверждении состава государственной экзаменационной комиссии, </li> <li>справки об обучении и о периоде обучения, справки о статусе обучающегося, предъявляемые по требованию, справки-вызовы, </li> <li>документы индивидуального учёта результатов деятельности (ведомости по текущему контролю успеваемости и посещаемости, по промежуточной и итоговой (государственной) аттестации, </li> <li>направления на повторную промежуточную аттестацию, </li> <li>протоколы аттестационных комиссий, государственных экзаменационных комиссий), </li> <li>исходящие письма (ответы на запросы государственных органов) и другие.</li> </ul> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Для завершения процедуры электронного документооборота сформированные в 1С:Колледж документы подписывают электронной подписью и загружают в информационную базу программы, обеспечивая таким образом хранение электронных документов. Такая возможность хранения файлов в программе реализована через функционал "Присоединённые файлы". </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <table border="0" cellpadding="1" cellspacing="1"> <tbody> <tr> <td>  <img width="800" alt="Список присоединённых файлов к документу &quot;Приказ о движении контингента&quot;" src="/upload/medialibrary/e15/ayhpjcel72o3wye1f4h186fw43rzcmjt.png" height="226" title="Список присоединённых файлов к документу &quot;Приказ о движении контингента&quot;" align="left"><br> <br> </td> </tr> <tr> <td colspan="1">    <i> Рисунок 1 – Список присоединённых файлов к документу "Приказ о движении контингента"</i> </td> </tr> </tbody> </table> <br> <p> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> Мы можем вам помочь разработать локальный нормативный акт об электронном документообороте, настроить средства электронной подписи. Контакты линии консультаций приведены в конце статьи. </p> <br> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: right;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <hr> <p style="text-align: right;"> <i>Материал подготовлен Коваленко О.А., <br> канд. экон. наук, доцентом, ведущим аналитиком по направлению 1С:Образование <br> Центра сопровождения и внедрения Компании Форус</i><br> </p> <p style="text-align: right;"> <i><br> </i> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: justify;"> </p> <p style="text-align: right;"> </p> <h2 style="text-align: left;"> Есть решение – удалённое сопровождение! </h2> <p> </p> <ul class="line-marker-list"> <li><b>Консультации и поддержка, обучение</b></li> <li><b>Подготовка проектов локальных нормативных актов, регламентов, инструкций</b></li> <li><b>Подключение к информационным системам: ФИС ГИА и приёма, ФРДО, РИС (ЕПГУ)</b></li> <li><b>Защита персональных данных</b></li> </ul> <hr> +7 (3952) 78-23-08<br> <a href="mailto:1Cobrazovanie@forus.ru">1Cobrazovanie@forus.ru</a><br> <hr> <h3>Есть вопросы по работе в программе?</h3> <br> Напишите нам в <a href="https://t.me/ForusEasyQuestion_bot" style="color: #395f75;" target="_blank">Форус-чат Telegram</a> – консультации по 1С в чате без подключения к базе <br>