Форус

Как подготовить понятный отчет?

<div style="text-align: justify;">Сдавать отчетность в налоговую, с каждым годом становится все проще и проще – появляются разные сервисы, проводятся семинары и курсы… А что делать, если приходится готовить отчеты еще и для руководителя? Например, отчеты с расходами всех филиалов? А ведь они должны быть максимально наглядными, чтобы было легче воспринимать информацию и анализировать данные. Мы понимаем, что на это уходит много времени и сил, и предлагаем вам решение. Но для начала давайте проведем небольшой эксперимент.</div> <div style="text-align: justify;"> <br /> </div> <div style="text-align: justify;">Посмотрите на рисунок 1 и скажите, у какого города самые высокие продажи?</div> <div style="text-align: center;"><img src="/upload/medialibrary/041/1.jpg" title="Наглядная аналитика. Интерактивные отчеты" hspace="5" vspace="5" border="0" align="middle" alt="Наглядная аналитика. Интерактивные отчеты" width="499" height="260" /> <br /> </div> <div style="text-align: center;"><i>Рис.1. Скажите, у какого города самые высокие продажи?</i></div> <div style="text-align: justify;"> <br /> </div> <div style="text-align: justify;">Согласитесь, сложно сразу сориентироваться в таком отчете, сплошные цифры… В этом примере взята небольшая таблица, а что будет если данных станет больше? Именно так выглядит большинство наших отчетов – смесь цифр и букв. </div> <div style="text-align: justify;"> <br /> </div> <div style="text-align: justify;">А теперь посмотрите на рисунок 2, вы видите какой город имеет самые высокие показатели?</div> <div style="text-align: center;"><img src="/upload/medialibrary/766/2.jpg" title="Наглядная аналитика. Интерактивные отчеты" hspace="5" vspace="5" border="0" align="middle" alt="Наглядная аналитика. Интерактивные отчеты" width="499" height="260" /> <br /> </div> <div style="text-align: center;"><i>Рис.2. А теперь, какой город имеет высокий показатель?</i></div> <div style="text-align: justify;"> <br /> </div> <div style="text-align: justify;">Сейчас даже не надо вглядываться в цифры, все итак понятно, Красноярск в апреле стал лидером продаж. <b>Наглядность выросла в разы, а сил и времени потрачено – в 2 клика мышкой с Excel.</b> Если настроить немного по-другому отображение данных, мы сможем увидеть всю картину продаж за год: у кого в каком месяце были высокие и низкие продажи по сравнению с другими городами. И все это в той же самой, известной всем программе Excel!</div> <div style="text-align: justify;"> <br /> </div> <div style="text-align: justify;">Из этих двух рисунков видно, что в подаче отчета важны не только сами расчеты, но и формат представления. Даже такой простой способ наглядности уже <b>сокращает время анализа данных</b>.</div> <div style="text-align: justify;"> <br /> </div> <div style="text-align: justify;">Говоря о наглядной подаче данных, мы говорим о визуализации информации. <b>Визуализация достигается с помощью схем, диаграмм и шкал</b>. В итоге сухие таблицы с данными превращаются в живые интерактивные презентации.</div> <div style="text-align: justify;"> <br /> </div> <div style="text-align: justify;">Например, сумму продаж за 6 месяцев по тем же городам можно показать, как гистограмму, и для удобства восприятия отсортированную по убыванию – рисунок 3.</div> <div style="text-align: center;"><img src="/upload/medialibrary/b27/3.jpg" title="Наглядная аналитика. Интерактивные отчеты" hspace="5" vspace="5" border="0" align="middle" alt="Наглядная аналитика. Интерактивные отчеты" width="323" height="213" /> <br /> </div> <div style="text-align: center;"><i>Рис.3. Сделаем отчет более наглядным</i></div> <div style="text-align: justify;"><b> <br /> </b></div> <div style="text-align: justify;"><b>Самое главное – отчет можно настроить только 1 раз! </b>Дальше вы будете просто обновлять его, а данные самостоятельно встанут на свои места.</div> <div style="text-align: justify;"> <br /> </div> <div style="text-align: justify;">Даже такие простые операции помогут вам сократить свое время для подготовки отчета, а ваше руководство будет благодарно за наглядное представление аналитики.</div> <div style="text-align: justify;"> <br /> </div> <div style="text-align: justify;">Но руководство компании интересуют не только общие цифры, но и подробности. Например, продажи все по тем же городам, но в разрезе товаров, менеджеров, видов клиентов и т.д. Даже если нашу небольшую таблицу детализировать хотя бы по пяти наименованиям товаров, то она даже без итогов и заголовков займет уже 35 строк, т.е. просто не поместится на лист. И простая цветовая разметка, как в начале, нам поможет слабо.</div> <div style="text-align: justify;"> <br /> </div> <div style="text-align: justify;">Поэтому, когда данных много, нужно использовать интерактивные отчеты, например, как на рисунке 4.</div> <div style="text-align: center;"><img src="/upload/medialibrary/c83/4.jpg" title="Наглядная аналитика. Интерактивные отчеты" hspace="5" vspace="5" border="0" align="middle" alt="Наглядная аналитика. Интерактивные отчеты" width="604" height="325" /> <br /> </div> <div style="text-align: center;"><i>Рис.4. Вот так выглядит интерактивный отчет</i></div> <div style="text-align: justify;"> <br /> </div> <div style="text-align: justify;">Вот так всего в несколько кликов и настроек отчет, состоящий из одних цифр, превратился в <b>наглядную и интерактивную аналитику</b>, в которой разберется каждый. И для подготовки такого отчета не нужна специальная программа, все делается в привычном Excel. </div> <div style="text-align: justify;"> <br /> </div> <div style="text-align: justify;">Хотите научиться делать такие отчеты? Хотите сократить подготовку отчетности для руководства в 10 раз? <b>14 и 15 июля</b> в рамках <b>серии мастер-классов &quot;Наглядная аналитика. Интерактивные отчеты&quot; состоится мастер-класс <a href="/services/training/?TRAINING_ID=35032" >&quot;Сводные таблицы в Excel: анализ данных, вычисления, интерактивная отчетность&quot;</a></b>.</div> <div style="text-align: justify;"> <br /> </div> <div style="text-align: justify;">Вы узнаете, как из данных, занимающих тысячи строк, извлечь только нужную информацию и представить ее в виде компактного отчета. Научитесь эффективно структурировать информацию и добавлять иллюстрации, которые сделают этот отчет понятным и легко читаемым. Вы будете создавать собственные простые и сложные формулы прямо в сводной таблице и научитесь строить интерактивные диаграммы и таблицы. Узнаете об ограничениях сводных отчетов и о том, как их преодолеть. А самое важное, будете делать это за считанные минуты с помощью сводных таблиц.</div> <div style="text-align: justify;"> <br /> </div> <div style="text-align: center;"><a href="/files/prez.pdf " target="_blank" ><b>Зарегистрируйтесь на мастер-класс &quot;Наглядная аналитика. Интерактивные отчеты&quot; прямо сейчас!</b></a></div>

Как подготовить понятный отчет?

03.07.2016

Сдавать отчетность в налоговую, с каждым годом становится все проще и проще – появляются разные сервисы, проводятся семинары и курсы… А что делать, если приходится готовить отчеты еще и для руководителя?

Сдавать отчетность в налоговую, с каждым годом становится все проще и проще – появляются разные сервисы, проводятся семинары и курсы… А что делать, если приходится готовить отчеты еще и для руководителя? Например, отчеты с расходами всех филиалов? А ведь они должны быть максимально наглядными, чтобы было легче воспринимать информацию и анализировать данные. Мы понимаем, что на это уходит много времени и сил, и предлагаем вам решение. Но для начала давайте проведем небольшой эксперимент.

Посмотрите на рисунок 1 и скажите, у какого города самые высокие продажи?
Наглядная аналитика. Интерактивные отчеты
Рис.1. Скажите, у какого города самые высокие продажи?

Согласитесь, сложно сразу сориентироваться в таком отчете, сплошные цифры… В этом примере взята небольшая таблица, а что будет если данных станет больше? Именно так выглядит большинство наших отчетов – смесь цифр и букв. 

А теперь посмотрите на рисунок 2, вы видите какой город имеет самые высокие показатели?
Наглядная аналитика. Интерактивные отчеты
Рис.2. А теперь, какой город имеет высокий показатель?

Сейчас даже не надо вглядываться в цифры, все итак понятно, Красноярск в апреле стал лидером продаж. Наглядность выросла в разы, а сил и времени потрачено – в 2 клика мышкой с Excel. Если настроить немного по-другому отображение данных, мы сможем увидеть всю картину продаж за год: у кого в каком месяце были высокие и низкие продажи по сравнению с другими городами. И все это в той же самой, известной всем программе Excel!

Из этих двух рисунков видно, что в подаче отчета важны не только сами расчеты, но и формат представления. Даже такой простой способ наглядности уже сокращает время анализа данных.

Говоря о наглядной подаче данных, мы говорим о визуализации информации. Визуализация достигается с помощью схем, диаграмм и шкал. В итоге сухие таблицы с данными превращаются в живые интерактивные презентации.

Например, сумму продаж за 6 месяцев по тем же городам можно показать, как гистограмму, и для удобства восприятия отсортированную по убыванию – рисунок 3.
Наглядная аналитика. Интерактивные отчеты
Рис.3. Сделаем отчет более наглядным

Самое главное – отчет можно настроить только 1 раз! Дальше вы будете просто обновлять его, а данные самостоятельно встанут на свои места.

Даже такие простые операции помогут вам сократить свое время для подготовки отчета, а ваше руководство будет благодарно за наглядное представление аналитики.

Но руководство компании интересуют не только общие цифры, но и подробности. Например, продажи все по тем же городам, но в разрезе товаров, менеджеров, видов клиентов и т.д. Даже если нашу небольшую таблицу детализировать хотя бы по пяти наименованиям товаров, то она даже без итогов и заголовков займет уже 35 строк, т.е. просто не поместится на лист. И простая цветовая разметка, как в начале, нам поможет слабо.

Поэтому, когда данных много, нужно использовать интерактивные отчеты, например, как на рисунке 4.
Наглядная аналитика. Интерактивные отчеты
Рис.4. Вот так выглядит интерактивный отчет

Вот так всего в несколько кликов и настроек отчет, состоящий из одних цифр, превратился в наглядную и интерактивную аналитику, в которой разберется каждый. И для подготовки такого отчета не нужна специальная программа, все делается в привычном Excel. 

Хотите научиться делать такие отчеты? Хотите сократить подготовку отчетности для руководства в 10 раз? 14 и 15 июля в рамках серии мастер-классов "Наглядная аналитика. Интерактивные отчеты" состоится мастер-класс "Сводные таблицы в Excel: анализ данных, вычисления, интерактивная отчетность".

Вы узнаете, как из данных, занимающих тысячи строк, извлечь только нужную информацию и представить ее в виде компактного отчета. Научитесь эффективно структурировать информацию и добавлять иллюстрации, которые сделают этот отчет понятным и легко читаемым. Вы будете создавать собственные простые и сложные формулы прямо в сводной таблице и научитесь строить интерактивные диаграммы и таблицы. Узнаете об ограничениях сводных отчетов и о том, как их преодолеть. А самое важное, будете делать это за считанные минуты с помощью сводных таблиц.

Дополнительную информацию вы можете получить по телефону

+7 (3952) 78-00-00

Все новости

Дополнительная информация по телефону

+7 (3952) 78-00-00

Хотите быть в курсе последних новостей?

Подпишитесь на рассылку для бухгалтеров: новости, акции, мероприятия и полезная информация.
Подробнее о наших рассылках

Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных

Хотите быть в курсе последних новостей?

Подпишитесь на рассылку для руководителей: новости, акции, мероприятия и полезная информация.
Подробнее о наших рассылках

Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных

Хотите быть в курсе последних новостей?

Подпишитесь на рассылку для IT-специалистов: новости, акции, мероприятия и полезная информация.

Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных