Как автоматизировать 676 рабочих мест и на 9% ускорить получение отчётов в образовательных учреждениях

О клиенте

Департамент образования комитета по социальной политике и культуре администрации города Иркутска – занимается вопросами образования и отвечает за работу школ и других учебных учреждений.

В подчинении у Департамента образования 225 учреждений. Из них 50 ведут учёт финансово-хозяйственной деятельности самостоятельно, а для 175 эту функцию выполняют четыре централизованные бухгалтерии.

Ситуация до перехода на «Аттестованный 1С:Фреш»

• Централизованные бухгалтерии и самостоятельные учреждения вели бухгалтерский учёт в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0. Версия ПРОФ», («1С:БГУ») в локальных базах, без единых методов, с использованием технических доработок конфигураций.
• Зарплатный и кадровый учёт вели в разных программах из-за чего было сложно синхронизировать данные и обработать их.
• Взаимодействие с контрагентами, в том числе с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами, происходило через сторонние сервисы. Это требовало дополнительных финансовых вложений и решения технических задач, связанных с обменом данными с системой 1С.
• Документооборот между ЦБ и учреждениями происходил на по графику документооборота в соответствии с Приказом Министерства Финансов 52Н на бумажных носителях.
• Отсутствовал автоматизированный обмен электронными формами документов, утверждёнными Приказом Министерства Финансов 61Н.

В ходе анализа работы централизованных бухгалтерий эксперты компании «Форус» выявили несоответствия бухгалтерского учёта в учреждениях требованиям приказов Минфина: 61н от 15.04.2021 и 52н от 30.03.2015 (с изменениями 2024 года).

Также система не давала возможности быстро получать первичные документы для проверки и внесения в учёт, из-за чего бухгалтерская отчётность становилась менее точной и неполной.

Кроме того, используемые нормативно-справочные базы данных мешали быстро получать точную и общую информацию о финансах. Из-за этого учреждениям приходилось тратить деньги на дополнительные сервисы и услуги. 

Цель проекта и ожидаемые результаты

Проект направлен на автоматизацию процесса передачи бухгалтерской и налоговой отчётности в государственные информационные системы, исключая необходимость ручного ввода документов.

Ожидаемы результаты внедрения облачного сервиса:

 Соответствие Департамента образования требованиям Минфина РФ, включая нормативы по внутреннему электронному документообороту (ЭДО) в бюджетных учреждениях.

 Установление единых требований к систематизации данных:

• хозяйственной деятельности
• активах
• обязательствах
• источниках финансирования
• доходах и расходах, обеспечивающих формирование бухгалтерской отчётности.

  Внедрение единой методологии организации бухгалтерского учёта для повышения достоверности, своевременности и прозрачности финансово-хозяйственной деятельности (ФХД) учреждений.

 Улучшение качества формирования консолидированной бухгалтерской отчётности.

 Создание и развитие единой методологии и технологической платформы управления ФХД учреждений.

 Оптимизация временных затрат на составление, предоставление и консолидацию бухгалтерской отчётности.

 Снижение расходов на программно-аппаратную инфраструктуру, обновление, резервное копирование и синхронизацию данных.

 Оптимизация нагрузки на вычислительные ресурсы серверов.

 Минимизация временных и финансовых затрат при масштабировании системы, добавлении новых сервисов и пользователей. 

Процесс внедрения

Чтобы создать единое информационно-аналитическое пространство в защищённой среде и автоматизировать учёт ФХД, специалисты компании «Форус» выполнили следующие работы:

• Объединили базы данных всех учреждений и перевели их на корпоративные версии «1С:БГУ» и «1С:ЗКГУ».
• Постепенно перенесли учёт всех учреждений в защищённую среду сервиса «Аттестованный 1С:Фреш». Первым пользователем сервиса стал Департамент образования.
• Настроили защищённые каналы связи через ПО «Континент АП» для переноса баз в «1С:Фреш».
• Выпустили электронные сертификаты для каждого пользователя. Сертификаты соответствуют требованиям закона об информационной безопасности.
• Запустили службу поддержки пользователей ЕЦИС ФХД Департамента образования. Обращения фиксируются в личном кабинете и передаются в Линию консультаций.
• Настроили маршрутизацию обращений между линиями поддержки. Теперь каждое обращение обрабатывается не дольше 8 рабочих часов по стандарту SLA.

«У нас очень много индивидуальных настроек, и при обновлении данные настройки бывает слетают. Особенно это связано с начислением заработной платы, там очень сложные процессы, очень много дополнительных настроек. При обновлениях бывает, что эти настройки куда-то теряются, а зарплата — это очень серьезно. При обращении в «Форус» специалисты, очень быстро реагируют на это и помогают».

Литвинова Юлия Валерьевна,
Начальник МКУ «Централизованная бухгалтерия №3»

Автоматизация внутреннего ЭДО

В целях организации перехода на электронный документооборот (ЭДО) в бюджетном учреждении и обеспечения соответствия нормативам Минфина (приказы 52н, 61н) были выполнены следующие работы:

• Настроили документооборот между централизованными бухгалтериями и образовательными учреждениями. Для этого создали 344 рабочих места для материально ответственных лиц с доступом через защищённые каналы связи.
• Для новых пользователей провели обучающие вебинары, составили памятки и инструкции, а также организовали техническую поддержку.
• В ЦБ внедрили конфигурацию «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия» с настройкой ролевых моделей и процессов документооборота.
• Для самостоятельных учреждений сделали настройку базах «1C:БГУ» и «1C:ЗКГУ» с использованием шаблонов процессов из подсистемы обработки документов. Кроме того, провели настройку ролевой модели и определили роли исполнителей.

«После перехода на «Аттестованный 1С:Фреш» мы заметили отличия в работе, т.к. перешли на электронный документооборот. Наши подведомственные учреждения, они также работают через 1С, туда загружают свои документы, и они тут же поступают к нам. Раньше, как это было: им нужно было к поставщику съездить, выписать счета, пока они до нас доедут, все в разных концах города находятся, иногда нам документы могли передать на следующий день после подписания. Потому бухгалтер все документы получал, вносил в программу, конечно, это занимало много времени время. Сейчас это все занимает пару часов».

Минько Алёна Витальевна,
Начальник МКУ «Централизованная бухгалтерия №1»

Повышение качества кадровой и управленческой отчётности

Для улучшения точности и оперативности кадровой и управленческой отчётности реализованы:

• Расширение функционала «1С:ЗКГУ КОРП» для автоматизированного формирования отчётных форм.
• Выполнили массовую настройку использования машиночитаемых доверенностей в условиях многофирменного учёта для взаимодействия с системой ЭДО Фонда социального страхования

Развитие методологии бухгалтерского учёта

Чтобы унифицировать бухгалтерский учёт и оптимизировать процессы провели следующие работы:

• Для оптимизации работы создали Методический совет, в состав которого вошли представители департамента образования и ЦБ.
• Адаптироваливнешние технические доработки и расширения, которые ранее использовались учреждениями в локальных конфигурациях 1С до перехода в защищённый сервис «Аттестованный 1С:Фреш».
• Привели к единообразию процесс внешних технических доработок и расширений. Это позволило унифицировать бухгалтерский учёт в учреждениях.
• Установили новый порядок разработки и внедрения доработок только после согласования с Методическим советом.
• Провели обучение сотрудников учреждений по работе с «1С:ЗКГУ КОРП».

Реализовали файловый обмен между «1С:БГУ» и внешней системой «Исполнение бюджета» для передачи ключевых документов: бюджетные данные, план ФХД, выписка банка, платёжные поручения и др.

Архитектура решения и масштаб проекта

ЕЦИС ФХД Департамента образования функционирует на базе сервиса «Аттестованный 1С:Фреш» и использует программные продукты:

• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП, редакция 2.0».
• «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП, редакция 3.1».
• «1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия».

Архитектура ЕЦИС ФХД Деп.Обр. на схеме ниже:

Результаты проекта

«С переходом на «Аттестованный 1С:Фреш» мы собираем годовой отчёт в более короткие сроки. У нас появилось дополнительное время на проверку всех форм и их сведение. Благодаря этому у стало гораздо меньше ошибок».

Шамиданова Ольга Алексеевна,
Начальник отдела бухгалтерского учёта и отчётности Департамента образования города Иркутска

Для департамента образования, который выполняет функции главного распорядителя бюджетных средств и учредителя, создана ЕЦИС ФХД подведомственных учреждений. В системе используется облачный сервис «Аттестованный 1С:Фреш», который соответсвует федеральным требованиям информационной безопасности.

В ЕЦИС ФХД переведены на централизованный учёт бухгалтерские, кадровые и зарплатные процессы учреждений. В системе функционируют 225 учреждений и 676 пользователей, из которых:

• 453 пользователя работают в «1C:БГУ»
• 227 пользователей – в «1С:ЗКГУ КОРП»
• 183 пользователя – в «1С:ОЦО ЦБ»

Благодаря этому удалось создать единое информационно-аналитическое пространство и оптимизировать учёт ФХД.

Проведена унификация внешних технических доработок, а для централизованных бухгалтерий (ЦБ) и самостоятельных учреждений разработана единая методология учёта. Департамент образования контролирует установку новых доработок. Настроено ведение внутреннего электронного документооборота (ЭДО), что помогает улучшить качество учёта и исполнение приказов Министерства финансов.

Обеспечена прозрачность, открытость и подотчётность ФХД учреждений.

Система «1С:ОЦО ЦБ» даёт возможность учреждениям и ЦБ перейти на электронный бухгалтерский документооборот и отказаться от бумажного.

Переход на одну платформу позволил централизованно управлять пользователями, привести справочную информацию к общему виду и организовать учёт по единым правилам.

Расходы на поддержку информационных систем удалось сократить, так как в систему уже включены сервисы 1С, и за них не нужно платить отдельно.

Поможем внедрить цифровые технологии в процессы государственного учреждения

Сервис «Аттестованный 1С:Фреш» разработан для эффективного функционирования государственных учреждений. Он позволяет заметно сократить расходы и обойтись без дополнительных трат из бюджета.

Мы также поможем настроить бухгалтерскую и кадровую работу в соответствии с законодательными требованиями, что обеспечит соблюдение всех необходимых норм и правил.