Форус

Как автоматизация бухгалтерского и кадрового учёта упрощает работу 225 образовательных учреждений

 

Как автоматизация бухгалтерского и кадрового учёта упрощает работу 225 образовательных учреждений

27.11.2024 Время прочтения: 10 минут

Компания "Форус" разработала и внедрила Единую централизованную информационную систему (ЕЦИС) для управления финансово-хозяйственной деятельностью (ФХД) учреждений, подведомственных Департаменту образования (Деп.Обр).

В результате в ЕЦИС ФХД Деп.Обр. были переведены 225 учреждений и 676 пользователей. Также был настроен внутренний ЭДО.

Благодаря проведённым работам распределение бюджетных средств стало более прозрачным, повысилось качество ведения учёта и исполнения приказов Министерства финансов.

Внедрение победило в международном конкурсе корпоративной автоматизации 1С:Проект года в 2024 году в номинации "Лучший проект в предметной области".

Эффекты от внедрения


Оглавление

  1. О клиенте
  2. Цель проекта и ожидаемые результаты
  3. Как проходило внедрение
  4. Результаты проекта

О клиенте

Департамент образования комитета по социальной политике и культуре администрации г. Иркутска является самостоятельным функциональным структурным подразделением администрации города Иркутска, осуществляющим управление в сфере образования. 

В ведении Деп.Обр. г. Иркутска находятся 225 учреждений. Из них 50 учреждений ведут учёт ФХД самостоятельно, а в 175 учреждениях этот процесс осуществляется четырьмя централизованными бухгалтериями (ЦБ).

Ситуация до перехода на "Аттестованный 1С:Фреш" 

ЦБ вели учёт ФХД по 175 учреждениям. Ещё 50 учреждений вели учёт самостоятельно.

  • Бухгалтерский учёт вёлся всеми Централизованными бухгалтериями и самостоятельными учреждениями в "1С:Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0. Версия ПРОФ", ("1С:БГУ") в локальных базах, без единых методов, с использованием индивидуальных технических доработок конфигураций.
  • Зарплатный и кадровый учёт вёлся в различных программных продуктах.
  • Документооборот с контрагентами, в том числе с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами осуществлялся с использованием сторонних сервисов, что требовало дополнительного финансирования и решения технических задач по обмену данными с 1С. 
  • Документооборот между ЦБ и учреждениями осуществлялся на основании графика документооборота в соответствии с Приказом Министерства Финансов 52Н на бумажных носителях.
  • Отсутствовал автоматизированный обмен электронными формами документов, утверждёнными Приказом Министерства Финансов 61Н. 

Специалистами "Форус" были проанализированы все особенности на стороне ЦБ и выявлено, что бухгалтерский учёт в учреждениях не соответствовал требованиям Приказов Министерства финансов Российской Федерации. Кроме того, он не позволял оперативно получать первичные учётные документы для проверки и принятия к учёту. Это негативно сказывалось на качестве бухгалтерской отчётности: её достоверности, полноте и других характеристиках. 

Также различные нормативно-справочные базы данных не обеспечивали оперативного получения сводной выверенной информации о финансовой деятельности учреждений. Это приводило к дополнительным расходам на индивидуальные услуги и сервисы для учреждений.

Цель проекта и ожидаемые результаты

Цель проекта – сделать оперативной передачу бухгалтерской и налоговой отчётности в государственные информационные системы, исключив ручной ввод документов. 

Эффектом после внедрения должно было стать соответствие Деп.Обр. приказам Министерства Финансов России по внутреннему электронному документообороту (52Н, 61Н). 

Кроме того, требовалось достичь следующих результатов:

  • Установить единые требования для систематизации данных о фактах хозяйственной жизни, активах, обязательствах, источниках финансирования, доходах и расходах. На основании данных должна формироваться бухгалтерская отчётность.
  • Обеспечить единую методику организации бухгалтерского учёта во всех учреждениях для обеспечения достоверности, своевременности и прозрачности ФХД учреждений.
  • Повысить качество формирования консолидированной бухгалтерской отчётности.
  • Сформировать и развивать единую методологию и технологическое обеспечение управления ФХД учреждений.
  • Сократить временные затраты на составление, предоставление и консолидацию бухгалтерской отчётности. Снизить расходы учреждения на программно-аппаратную инфраструктуру, обновление, доработку конфигураций для каждого учреждения, резервное копирование и синхронизацию данных.
  • Сократить нагрузку на вычислительные ресурсы серверов.
  • Минимизировать временные и финансовые издержки при увеличении количества пользователей, добавлении новых сервисов, подключении и отключении услуг.
  • Снизить затраты учреждения на программно-аппаратную инфраструктуру, обновление, доработку конфигураций для каждого учреждения, резервное копирование, синхронизацию данных, а также снизить нагрузку на вычислительные ресурсы серверов.
  • Минимизация временных и финансовых затрат при увеличении количества пользователей, добавление новых сервисов, подключение и отключение услуг.

Как проходило внедрение

Важным требованием к создаваемой ЕЦИС ФХД Деп.Обр. было соответствие требованию федерального законодательства в части информационной защиты. Созданная система должна быть аттестована по классу КС с использованием защищённых каналов связи для конечных пользователей.

Для создания единого информационно-аналитического пространства в защищённой среде и автоматизации учёта ФХД специалистами "Форус" были проведены следующие работы:

  • Консолидация информационных баз всех учреждений до корпоративных версий программных продуктов "1С:БГУ" и "1С:ЗКГУ".
  • Поэтапная технологическая централизация учёта всех учреждений в защищённую среду сервиса "Аттестованный 1С:Фреш". Учреждения Деп.Обр. стали первыми пользователями сервиса от фирмы "1C".
  • Настроены защищённые каналы связи с использованием специального программного обеспечения "Континент АП" в рамках переноса баз данных в "Аттестованный 1C:Фреш".
  • Выпущены электронные сертификаты для каждого пользователя. Сертификаты соответствуют всеми требованиям ФЗ об информационной безопасности.
  • Для пользователей ЕЦИС ФХД Деп.Обр. создана собственная служба поддержки на базе личного кабинета. В рамках этой службы фиксируется обращение и передаётся в работу Линии консультаций.
  • Настроили передачу обращений пользователей между линиями поддержки. Работа настроена на основе показателей SLA – максимальное время обработки обращения стало составлять 8 рабочих часов.

Чтобы решить задачу по автоматизации внутреннего ЭДО с учреждениями, а также исполнения приказов Минфина (52Н, 61Н) команда "Форус" провела следующие работы:

  • Создали 344 новых рабочих места для материально ответственных лиц в учреждениях с использованием защищённых каналов связи в рамках сервиса "Аттестованный 1С:Фреш" с целью организации внутреннего электронного документооборота между ЦБ и учреждениями.
  • Для новых пользователей специалисты "Форус" провели обучающие вебинары, составили памятки и инструкции, а также организовали техническую поддержку.
  • В ЦБ внедрили конфигурацию "1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия" ("1С:ОЦО ЦБ"). Были загружены поставляемые эталонные шаблоны процессов и настроек ролевой модели.
  • Самостоятельные учреждения были настроены для работы в базах "1C:БГУ" и "1C:ЗКГУ" с применением шаблонов процессов подсистемы обработки документов. Также была настроена ролевая модель и роли исполнителей.

Благодаря проведённой работе удалось обеспечить прозрачность, открытость и подотчётность ФХД учреждений.

Для повышения качества и достоверности, оперативного формирования кадровой и управленческой отчётности:

  • В программном продукте "1С:ЗКГУ КОРП" был расширен функционал для заполнения отчётных форм по штатному расписанию и фактическим начислениям путём добавления новых реквизитов.
  • Для обеспечения взаимодействия с системой ЭДО Фонда социального страхования была выполнена массовая настройка использования машиночитаемых доверенностей в условиях многофирменного учёта.
Специалисты компании "Форус" разработали и внедрили единую методологию учёта в ЦБ для отражения ФХД учреждений. Для этого было реализовано следующее:

  • Для оптимизации работы был создан Методический совет, в состав которого вошли представители департамента образования и ЦБ.
  • Были адаптированы внешние технические доработки и расширения, которые ранее использовались учреждениями в локальных конфигурациях 1С до перехода в защищённый сервис "Аттестованный 1С:Фреш".
  • В целях унификации бухгалтерского учёта в учреждениях был приведён к единообразию процесс внешних технических доработок и расширений. Утверждён новый порядок: разработка и адаптация новых доработок возможны только после согласования Методического совета.
  • Специалисты "Форус" в рамках уникального курса по программному продукту "1С:ЗКГУ КОРП, редакция 3.1" провели повышение квалификации для сотрудников учреждений, подведомственных Деп.Обр.
  • Реализовали файловый обмен между 1С:БГУ и внешней информационной системой планирования и исполнения бюджета "Исполнение бюджета" для документов:

  • Бюджетные данные

  • План ФХД

  • Выписка банка

  • Платежные поручения

  • Кассовое выбытие

  • Принятые обязательства

Архитектура решения и масштаб проекта

ЕЦИС ФХД Деп.Обр. создана на платформе сервиса "Аттестованный 1С:Фреш", на мощностях фирмы "1С". Для работы учреждений в системе используется следующее программное обеспечение 1С:

  • "1С:Бухгалтерия государственного учреждения КОРП, редакция 2.0".
  • "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП, редакция 3.1".
  • "1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия".

Архитектура ЕЦИС ФХД Деп.Обр. на схеме ниже:

Архитектура ЕЦИС ФХД Деп.Обр.

Результаты проекта

Экономический эффект от внедрения

  • Для департамента образования, который является главным распорядителем бюджетных средств и учредителем, создана ЕЦИС ФХД подведомственных учреждений. В системе используется аттестованный по требованиям федеральных законов об информационной безопасности облачный сервис "Аттестованный 1С:Фреш".
  • В ЕЦИС ФХД ДО переведён бухгалтерский, кадровый и зарплатный учёт учреждений. Всего в системе функционируют 225 учреждений и 676 пользователей этих учреждений. Из них 453 пользователя работают в "1C:БГУ", 227 – в "1С:ЗКГУ КОРП", а 183 – в 1С:ОЦО ЦБ. Это обеспечивает единое информационно-аналитическое пространство и способствует оптимизации учёта ФХД.
  • Проведена унификация внешних технических доработок. Для ЦБ и самостоятельных учреждений разрабатывается единая методология учёта. Департамент образования контролирует установку новых доработок. Настроены процессы для ведения внутреннего ЭДО.
  • Это способствует улучшению качества ведения учёта и исполнению приказов Министерства финансов, а также обеспечивает прозрачность, открытость и подотчётность ФХД учреждений.
  • Для пользователей внедрена система 1С:ОЦО ЦБ. ЦБ и их учреждения освободились от бумажного бухгалтерского документооборота. Переход на единую платформу обеспечил единое техническое администрирование пользователей системы и открыл путь к унификации нормативно-справочной информации и приведению учёта к единым методам.
  • Распределение бюджетных средств на сопровождение информационных систем было оптимизировано путём использования сервисов 1С, которые уже включены, не требующей отдельной оплаты.

Поможем внедрить цифровые технологии в процессы государственного учреждения

Сервис "Аттестованный 1С:Фреш" разработан с целью обеспечить оптимальное функционирование и минимизировать необходимость в дополнительном бюджетировании. Это позволит государственным учреждениям существенно сэкономить денежные средства.

Мы также поможем настроить бухгалтерскую и кадровую работу в соответствии с законодательными требованиями, что обеспечит соблюдение всех необходимых норм и правил.

Повысим качество и эффективность работы бухгалтерских и кадровых служб, а также скорость принятия управленческих решений.

Оставьте заявку, чтобы начать работу с нами.

Оставить заявку

Дополнительную информацию вы можете получить по телефону

+7 (3952) 78-00-00

Все кейсы

Дополнительная информация по телефону

+7 (3952) 78-00-00

Хотите быть в курсе последних новостей?

Подпишитесь на рассылку для бухгалтеров: новости, акции, мероприятия и полезная информация.
Подробнее о наших рассылках

Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных

Хотите быть в курсе последних новостей?

Подпишитесь на рассылку для руководителей: новости, акции, мероприятия и полезная информация.
Подробнее о наших рассылках

Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных

Этот сайт использует cookie для хранения данных. Продолжая использовать сайт, Вы даете свое согласие на работу с этими файлами.

Принимаю