ул. Партизанская, 49
Офисы в Иркутске

Ювелирная сеть "Алмаз" усовершенствовала коммуникации в компании с помощью Office 365

28 Июля 2015

"Перед нами стояла очень сложная задача – перенести в облако всю инфраструктуру электронных коммуникаций организации так, чтобы 250 человек из разных офисов ни на минуту не потеряли возможность связи друг с другом и в дальнейшем получили удобные инструменты для продуктивной работы, а также могли применять новейшие IT-технологии для успешного развития компании. И мы смогли осуществить это с помощью инновационных технологий Microsoft", – говорит Андрей Толстиков, специалист НПФ "Форус".


Научно-производственная фирма "Форус", входящая в Группу компаний "Форус", одну из крупнейших компаний-интеграторов информационных технологий на территории Сибири и Дальнего Востока, предложила сети ювелирных магазинов "Алмаз" современное IT-решение, которое охватывает целый комплекс задач по оптимизации важнейших бизнес-процессов, главная из которых – улучшение качества внутренней и внешней коммуникации компании. В качестве основного инструмента для передачи информации, общения и организации работы сотрудников был предложен многофункциональный пакет офисных приложений Microsoft Office 365. А благодаря применению новейших облачных технологий сотрудники НПФ "Форус" провели полную модернизацию IT-активов компании "Алмаз", что значительно ускорило все бизнес-процессы.


Ситуация

Office 365

Office 365 – правильный выбор для развития бизнеса.

Подробнее об Office 365

"Алмаз" – больше чем просто сеть ювелирных магазинов. История этой компании началась еще в 1938 году с открытием первого государственного магазина ювелирных изделий в городе Иркутске. А сегодня "Алмаз" – это 25 салонов в 4 городах Иркутской области. Ни одна компания не может пройти такой путь развития без постоянного стремления к модернизации – структуры, процессов и, конечно, технологий. И, как и любая крупная региональная сеть, состоящая из центрального офиса и множества филиалов, компания "Алмаз" почувствовала необходимость в оптимизации как внутренней, так и внешней коммуникации.


К концу 2014 года IT-инфраструктура сети "Алмаз" нуждалась в обновлении, чтобы отвечать новым задачам, стоящим перед бизнесом. В частности, старый почтовый сервер совсем не отвечал современным требованиям, обеспечивал минимальный набор сервисов и не справлялся с задачей оперативной передачи информации. Также сотрудники отдела технической поддержки столкнулись с проблемами резервирования и оперативного восстановления данных.


Кроме того, поддержка и обслуживание устаревшего сервера требовали немалых финансовых и трудовых затрат, что было не выгодно компании "Алмаз" с экономической точки зрения.


Следовательно, перед руководством и технической службой компании "Алмаз" были поставлены сразу три задачи:

  1. Наладить оперативную внутреннюю и внешнюю коммуникацию;
  2. Обновить IT-инфраструктуру, в частности, программное обеспечение, и перейти к использованию современных технологий;
  3. Оптимизировать затраты на содержание и обслуживание инфраструктуры.

С помощью НПФ "Форус" решение этих задач было найдено мгновенно - конечно же, облачные технологии!


Решение

Опытные специалисты НПФ "Форус" предложили компании "Алмаз" решение, в основе которого лежит перенос части собственной IT-инфраструктуры в облако и внедрение пакета Microsoft Office 365, включающего все знакомые офисные приложения Word, Excel, PowerPoint, Outlook и другие.


Внедрение происходило в несколько этапов.

Первый и самый длительный – внедрение решения Microsoft на пилотной группе пользователей и изучение сотрудниками IT-отдела. Второй этап – полное обновление программного обеспечения на всех рабочих машинах. Третий – запуск новых сервисов  Microsoft с параллельным функционированием старого сервера для внутренней переписки. Четвертый – отключение старой электронной почты, перенос писем на новый сервер. Пятый – настройка нового программного обеспечения.


Основная сложность при внедрении выбранного решения заключалась в том, чтобы не потерять уже имеющиеся данные, но одновременно с тем усовершенствовать имеющуюся инфраструктуру и предоставить сотрудникам компании "Алмаз" новые возможности для более эффективной работы. При этом не было возможности переключиться моментально, так как все пользователи должны были оставаться на связи друг с другом и с клиентами. В период тестирования, переноса инфраструктуры и синхронизации двух сервисов ни один рабочий процесс не был прерван, поэтому 250 пользователей не почувствовали каких-либо неудобств в работе.


В результате все сотрудники компании "Алмаз" получили современный набор приложений для общения, работы с документами и организации бизнес-процессов. Кроме того, специалисты НПФ "Форус" провели презентации множества вспомогательных функций Office 365, ведь пакет включает в себя сервисы подготовки расписания, бронирования переговорных и других приятных и удобных бонусов для планирования продуктивной совместной работы сотрудников как внутри одного офиса, так и удаленно. Поэтому руководители "Алмаза" получили от менеджеров исключительно положительные отклики о внедренном решении.


В общей сложности тестирование и переезд в облако заняли около трех месяцев, а повышение эффективности рабочих процессов обеспечено на годы вперед.


"В результате внедрения такого решения мы значительно снизили затраты на обслуживание нашей IT-инфраструктуры. Вдобавок, теперь нам не нужно круглосуточно следить за сервером, например, за процессом резервного копирования, антивирусной защитой и защитой от спама. Тем самым мы сэкономили ресурсы компании. Мы уверены в том, что облако – это гарантия надежности и безопасности наших данных", – говорит Денис Хохряков, руководитель службы АСУ компании "Алмаз".


Преимущества

Решение, в основе которого лежит Microsoft Office 365, с первых дней внедрения приятно удивило новых пользователей.


Мобильность

Наличие мобильного приложения Lync для популярных мобильных платформ позволяет использовать его на телефонах и планшетах и быть постоянно на связи. Благодаря чему можно оперативнее реагировать на бизнес-события. Руководители сети ювелирных магазинов "Алмаз" отметили, что сотрудникам стало гораздо удобнее выполнять свои обязанности.


"Многие наши специалисты, в частности, менеджеры, часто работают вне офиса – ездят на выставки, проводят переговоры в офисах подрядчиков и поставщиков, поэтому для нас главное в решении – повышение мобильности. Электронный почтовый ящик стал доступен с любого устройства и из любой точки мира. Такая схема работы полностью исключила возможность простоев или задержки в передаче информации, что критически важно для оперативной работы наших мобильных менеджеров, которые общаются как с контрагентами, так и со своими коллегами в офисе. С первых же дней после внедрения Office 365 мы ощутили приятные перемены в рабочем процессе!" – говорит Татьяна Осипова, коммерческий директор организации.


Эффективная внутренняя коммуникация

Вместе со стандартными приложениями Microsoft Office сотрудники компании "Алмаз" получили новые удобные инструменты для планирования совместной работы, организации конференций и других корпоративных мероприятий, объединяющих специалистов из центрального офиса и всех салонов. Один из них – Lync, который также позволяет перевести ряд бизнес-процессов на новый уровень: использовать внутрикорпоративные чаты, проводить видеоконференции, отслеживать присутствие сотрудника на месте, сократить издержки на командировки в филиалы и затраты на междугороднюю телефонную связь, упростить поддержки службой IT удаленных пользователей. Кроме того, благодаря новому почтовому сервису значительно ускорился процесс доставки и отправки электронной корреспонденции. Все это значительно повысило качество и скорость внутренней коммуникации.


Экономия

Перенос инфраструктуры в облако позволил оптимизировать расходы на обслуживание IT. Собственный старый сервер требовал дополнительных затрат IT-ресурсов, а приобретение нового локального сервера потребовало бы капитальных расходов, тогда как облачные технологии позволяют перевести затраты на IT в операционные расходы. А также снизить нагрузку на персонал службы АСУ.


Безопасность

Специалисты службы АСУ компании "Алмаз" высоко оценили надежность полученной инфраструктуры, так как облачное решение обеспечивает резервное копирование и восстановление данных, защиту от вирусов и нежелательной почты. К тому же эти процессы протекают автоматически и практически не требуют особого внимания и контроля.


Перспективность

В результате внедрения решения на базе облачных технологий руководство и сотрудники компании "Алмаз" удостоверились в том, что облако – это удобно, надежно и перспективно. И в дальнейшем "Алмаз" совместно со специалистами НПФ "Форус" планируют расширять имеющийся функционал.


"Нам важно, чтобы клиент мог использовать широкий функционал решений по максимуму! Поэтому мы проводим мастер-классы и презентации продуктов и рассказываем о новых возможностях уже знакомых приложений и программ. И параллельно с тем мы постоянно анализируем ситуацию, чтобы понять потребности клиента и предложить ему варианты оптимизации имеющегося решения, конечно, с помощью облачных технологий Microsoft", – утверждают специалисты НПФ "Форус".

Все публикации